Checkliste: Organisation von Meeting, Besprechung, Konferenz

Checkliste Organisation Meeting Besprechung Konferenz

Besprechungen, Meetings oder Konferenzen nehmen besonders bei Führungskräften mit ansteigender Hierarchiestufe einen immer größeren Anteil der Arbeitszeit in Anspruch. Inhaltlich kann jeder einzelne Teilnehmer zum Erfolg und zum zügigen Ablauf einer Besprechung beitragen, wenn er sich richtig darauf vorbereitet. Doch es kommt auch auf eine gute organisatorische Vorbereitung an.

Wie sollen die Teilnehmer sich inhaltlich vorbereiten, wenn sie die Tagesordnung zu spät oder gar nicht vorab erhalten? Und wenn erst bei Besprechungsbeginn festgestellt wird, dass der Beamer defekt ist, ärgert sich so mancher Teilnehmer gleich zu Beginn der Besprechung darüber, dass er dort sinnlos herumsitzen muss, anstatt seine dringend zu erledigenden Aufgaben voranzutreiben.

Besprechungen organisatorisch gut vorbereiten

Neben der inhaltlichen Vorbereitung kommt es also auch auf eine gute praktische Organisation von Besprechungen oder Konferenzen an. Dies sorgt für einen reibungslosen Ablauf und für das Einhalten des vorgesehenen zeitlichen Rahmens. Wenn scheinbar belanglose Dinge fehlen oder defekt sind, zum Beispiel ein Verlängerungskabel, um den Beamer anzuschließen, kommt es zu Verzögerungen und Störungen im Ablauf. Ja nach Arbeitsbelastung der Teilnehmer und allgemeiner Stimmung kann sich dies negativ auf die Motivation oder sogar auf die inhaltlichen Beiträge der Teilnehmer auswirken.

Worst Case Szenario

Im schlimmsten Fall ist der Referent, der wegen des fehlenden Kabels den Beamer nicht benutzen kann, zur Improvisation gezwungen: Er kann die zur Anschauung vorgesehenen Tabellen nicht zeigen und die darauf basierenden Entscheidungen können nicht getroffen werden. Eine gute praktische Vorbereitung von Konferenzen oder Besprechungen fördert also letztendlich auch die inhaltlichen Ergebnisse.

Unterstützung für die praktische Vorbereitung von Besprechungen oder Konferenzen

Wenn Sie als Leiter einer Besprechung oder einer Konferenz für die Vorbereitung verantwortlich sind und ein solches Worst Case Szenario vermeiden wollen, erhalten Sie Unterstützung durch eine Checkliste, die die Experten von I.O. BUSINESS erstellt haben. Die Checkliste Organisation von Besprechung, Meeting, Konferenz enthält alle wichtigen Punkte, die bei der Vorbereitung eines solchen Meetings zu bedenken sind: Von der Einladung der Referenten über die Bestellung der Bewirtung und Ausstattung des Raumes bis zur Nachbereitung kann abgehakt werden, was bezüglich der Organisation in die Wege geleitet wurde, damit bei der Besprechung alles Notwendige bereitsteht.