Beim Zeitmanagement werden spezielle Techniken und Methoden genutzt, um die anstehenden Aufgaben und Projekte in der verfügbaren Arbeitszeit strukturierter und schneller voranzubringen.
Zu den effektivsten Zeitmanagement Tipps zählt das nach seinem Erfinder benannte Eisenhower-Prinzip.
Der amerikanische Präsident sortierte seine vielfältigen Aufgaben nach zwei Kategorien: Wichtigkeit und Dringlichkeit. Dabei gilt stets: Wichtiges vor Dringlichem!
Nach diesem Prinzip können auch Sie Prioritäten setzen. So behalten Sie den Überblick über die Vielfalt der Aufgaben und können ihre Bearbeitung zielorientiert planen.
Ziele fokussieren
Ziele geben Orientierung. Daher ist der erste Schritt auf dem Weg zum effektiven Zeitmanagement die Ermittlung und Vergegenwärtigung der eigenen beruflichen Ziele.
Im nächsten Schritt heißt es, sich einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben zu verschaffen. Dies gelingt am besten durch einfaches Auflisten bei einem Brainstorming.
Prioritäten setzen
Nach einem so gewonnenen Überblick über die anstehenden Aufgaben gilt es, Prioritäten zu setzen und den Arbeitsaufwand für die unterschiedlichen Aufgabenbereiche abzuschätzen. Für das Setzen von Prioritäten sollte ein ungestörter Zeitrahmen eingeplant werden.
Sortieren Sie die Aufgaben nach Wichtigkeit im Hinblick auf die Ziele und nach Dringlichkeit bezüglich der Fristen für ihre Fertigstellung. Auf diese Weise wird schnell deutlich, welche Aufgaben wichtig und damit vorrangig zu bearbeiten sind.
Aufgaben terminieren
Durch konsequentes Terminieren insbesondere der wichtigen und zielführenden Aufgaben sorgen Sie dafür, dass Fristen zu deren Fertigstellung eingehalten werden können. Vorrangig sind dabei die Aufgaben zu erledigen, die gleichzeitig dringlich und wichtig sind.
Für größere wichtige Projekte, die mehr Arbeitszeit beanspruchen, können Sie Meilensteine setzen, die das Erreichen zuvor festgelegter Zwischenziele signalisieren.
Meilensteine für größere Projekte
Halten Sie bei Erreichen solcher Meilensteine ruhig einmal inne. Betrachten Sie aus der Adlerperspektive den Fortschritt Ihrer eigenen Arbeit und den der anderen Beteiligten des Projekts auf dem Weg zum Ziel.
Die Reflexion des bereits Erreichten verleiht neue Kraft. Der Blick nach vorn motiviert, weil das Ziel nicht mehr so weit entfernt ist.
Arbeitszeit in Blöcke einteilen
Das Unterteilen der eigenen Arbeitszeit in Blöcke nach Priorität und nach unterschiedlichen Aufgaben ist eine weitere hilfreiche Methode des Zeitmanagements. Sie fördert die Konzentration auf den einzelnen Aufgabenbereich.
Außerdem sparen Sie Zeit dadurch, dass Sie alle benötigten Unterlagen nur einmal holen und anschließend wieder weglegen. Dieser doppelte Effekt sorgt für schnelleres Vorankommen beim Erledigen der Aufgaben jedes einzelnen Aufgabenblocks.
Arbeitszeit für wichtige Aufgaben blocken
Planen Sie für die wichtigen Aufgaben feste Zeiten ein und signalisieren Sie, dass Sie zu diesen Zeiten ungestört arbeiten wollen, ohne durch das Telefon oder das Hereinschneien von Kollegen gestört zu werden. Machen Sie die Tür zu und bitten Sie einen Kollegen, Telefonate in dieser Zeit für Sie anzunehmen.
Sorgen Sie bei der Zeitplanung dafür, dass Sie alle wichtigen Aufgaben in diesem Zeitblock erledigen können. Kalkulieren Sie anfangs lieber etwas zuviel Zeit ein als zu wenig. Nichts ist schlimmer, als wichtige Aufgaben unter hohem Zeitdruck bewältigen zu müssen.
Der Umgang mit dringlichen Aufgaben
Erst wenn Sie die Gewissheit besitzen, alle wichtigen Aufgaben termingerecht abschließen zu können, wenden Sie sich den weniger wichtigen, aber dringlichen Aufgaben zu. Auch diese sind zunächst mit dem gelassenen Gleitflug des Adlers aus der Höhe zu begutachten. Anschließend können Sie wie folgt mit solchen Aufgaben verfahren:
Kleinere Aufgaben, die wenig Zeit erfordern, erledigen Sie am besten sofort selbst. Aufgaben, die andere besser und schneller als Sie erledigen können, können – sofern möglich – delegiert werden. Kommen immer wieder Kollegen mit Aufgaben auf Sie zu, die eigentlich gar nicht in Ihren Tätigkeitsbereich fallen, scheuen Sie sich nicht, auch einmal Nein zu sagen.
Die verbleibenden dringlichen aber weniger wichtigen Aufgaben werden wie beschrieben in fest eingeplanten Blöcken erledigt. Völlig unwichtige Aufgaben können Sie getrost unbearbeitet lassen, auch wenn sie noch so dringlich sind. Erledigen Sie diese nur, wenn Sie die höher priorisierten Aufgaben bereits erfolgreich beendet haben.
Zeitmanagement Tipp: Puffer einbauen
Beim Planen der wöchentlichen Arbeitszeit ist es besonders hilfreich, Zeitpuffer einzubauen. So verhindern Sie, trotz guter Planung durch kurzfristig auftretende neue Aufgaben in Zeitnot zu geraten.
Wie hoch der Anteil solcher kurzfristig auftretender neuer Aufgaben ist, ist je nach Beruf und Hierarchiestufe unterschiedlich. Am besten richten Sie sich also nach Ihren eigenen Erfahrungswerten und planen einen entsprechenden Zeitpuffer in Ihre Arbeitszeit mit ein.
Üben und Belohnen
Es gibt zwar Menschen, die besser mit der Einteilung ihrer Arbeitszeit zurechtkommen als andere, aber grundsätzlich lassen sich die Techniken und Methoden des Zeitmanagements erlernen und üben.
Eine gute Basis dazu bietet eine von unseren Coachs erstellte Arbeitshilfe zum Prioritäten setzen nach dem Eisenhower-Prinzip. Ein konsequentes Vorgehen nach dem Eisenhower-Prinzip wird Sie zum Erfolg führen. Dieser Erfolg ist zugleich eine Belohnung für Sie selbst, denn Sie haben nun mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge.
Links:
- Checkliste Zeitmanagement: Prioritäten setzen nach dem Eisenhower-Prinzip (PDF)
- Informationen von WOLF zum Thema Zeitmanagement
- Unsere Experten für Zeitmanagement