"Ihre Checkliste Meeting organisieren hat mich gerettet :-) Mir wäre bestimmt etwas Wichtiges durchgegangen bei der Organisation der Sitzung!"

Umsetzung Mitarbeiterführung: Meeting

Checkliste Meeting organisieren

Professionelle Organisation von Meeting, Besprechung, Konferenz

Besprechungen, Meetings oder Konferenzen nehmen besonders bei Führungskräften mit ansteigender Hierarchiestufe einen immer größeren Anteil der Arbeitszeit in Anspruch.

Inhaltlich kann jeder einzelne Teilnehmer zum Erfolg und zum zügigen Ablauf einer Besprechung beitragen, wenn er sich richtig darauf vorbereitet. Doch es kommt auch auf eine gute organisatorische Vorbereitung an.

Bei der Meeting-Organisation an alles gedacht?

Die Checkliste „Meeting-Organisation: Organisieren von Meeting, Besprechung, Konferenz, Sitzung“ nennt Ihnen alle Punkte, die für eine gelungene organisatorische Vorbereitung zu beachten sind.

Wie sollen die Teilnehmer sich inhaltlich vorbereiten, wenn sie die Tagesordnung zu spät oder gar nicht vorab erhalten? Und wenn erst bei Besprechungsbeginn festgestellt wird, dass der Beamer defekt ist, ärgert sich so mancher Teilnehmer gleich zu Beginn der Besprechung. Zu Recht. Denn er muss dort nun sinnlos herumsitzen, während manch eine dringend zu erledigenden Arbeitsaufgabe warten muss.

Besprechungen organisatorisch gut vorbereiten

Neben der inhaltlichen Vorbereitung kommt es auch auf eine gute praktische Organisation von Besprechungen oder Konferenzen an. Dies sorgt für einen reibungslosen Ablauf und für das Einhalten des vorgesehenen zeitlichen Rahmens. Wenn scheinbar belanglose Dinge fehlen oder defekt sind, zum Beispiel ein Verlängerungskabel oder ein Adapter, um Rechner und Beamer zu verbinden, kommt es zu Verzögerungen und Störungen im Ablauf.

Und Verdruss: Je nach Arbeitsbelastung der Teilnehmer und allgemeiner Stimmung kann sich dies negativ auf das verbleibende Zeitbudget, die Motivation und sogar auf die inhaltlichen Beiträge der Teilnehmer auswirken.

Meeting organisieren: Worst Case Szenario

Im schlimmsten Fall ist der Referent, der wegen des fehlenden Kabels den Beamer nicht benutzen kann, zur Improvisation gezwungen: Er kann die zur Anschauung vorgesehenen Tabellen nicht zeigen und die darauf basierenden Entscheidungen können nicht getroffen werden.

Eine gute praktische Vorbereitung von Konferenzen oder Besprechungen fördert daher letztendlich auch die inhaltlichen Ergebnisse von Meeting, Sitzung, Besprechung und Konferenz.

Unterstützung für die Organisation von Besprechungen oder Konferenzen

Wenn Sie als Leiter einer Besprechung oder einer Konferenz für die Vorbereitung verantwortlich sind und ein solches Worst Case Szenario vermeiden wollen, erhalten Sie Unterstützung durch eine Checkliste, die unsere Experten erstellt haben.

Die Checkliste „Meeting organisieren – Professionelle Organisation von Meeting, Besprechung, Konferenz“ enthält alle wichtigen Punkte, die bei der Vorbereitung eines solchen Meetings zu bedenken sind: Von der Einladung der Referenten über die Bestellung der Bewirtung und Ausstattung des Raumes bis zur Nachbereitung kann abgehakt werden, was bezüglich der Organisation in die Wege geleitet wurde. So kann bei der Besprechung gar nichts mehr schiefgehen.

Wenn Sie sich mit einem Experten über die effiziente und effektive Gestaltung von Meetings, Besprechungen, Konferenzen und Sitzungen austauschen möchten, nehmen Sie bitte einfach Kontakt zu den Unternehmensberatern und Trainern auf.