In nahezu sämtlichen Unternehmen existieren definierte und schriftlich fixierte Prozesse, z.B. im Rahmen der Qualitätsmanagement-Dokumentation. Unsere Kunden kontrollieren diese Prozesse und entwickeln sie kontinuierlich weiter, um bestehende Optimierungspotenziale bestmöglich zu nutzen.

Dezentrales Prozesswissen nutzen

Als Alternative zum klassischen Projektansatz mit entsprechendem Zeit- und Ressourcenbedarf kann Verbesserungspotenzial auch dezentral ermittelt werden. Die Einbeziehung der an den verschiedenen Prozessen beteiligten Mitarbeiter verspricht wertvolle Ansatzpunkte für die Prozessoptimierung.

Die einzelnen Mitarbeiter kennen ihren Wirkungsbereich zumeist sehr genau und wissen oft am besten, wo Probleme bestehen und wo die Angriffspunkte für eine Lösung liegen können. Dr. Dresp, unsere Expertin für Prozessoptimierung, weiß aus Erfahrung: Dieses Wissen über Prozessoptimierungs-Chancen gilt es zu erfassen, auszuwerten und in Verbesserungsmaßnahmen umzusetzen.

Prozesse wirken sich auf Ziele aus

Zielvereinbarungen, durchaus gekoppelt mit variablen Vergütungskomponenten, sind wirksame Werkzeuge zur strukturierten Erfassung von Problemen und Ideen hinsichtlich der Arbeitsabläufe: Zunächst kann das Zielvereinbarungsgespräch genutzt werden, um einen Einblick in die Prozessabschnitte zu gewinnen, für die der Mitarbeiter zuständig ist, sowie in die vor- und nachgelagerten Schnittstellen zu anderen Arbeitsbereichen.

Auf dieser Grundlage können dem Mitarbeiter passende Ziele vorgeschlagen werden. Aus der Zieldiskussion ergeben sich dann erste Indikatoren für die aktuelle Prozessqualität. Erforderlich hierfür ist eine entsprechende methodische Schulung der Führungskräfte, beispielsweise in der Anwendung geeigneter Gesprächstechniken.

Ergebnisse strukturiert nutzen und weiterentwickeln

Im Zielvereinbarungsgespräch können solche Probleme und Potenziale zur Prozessoptimierung durch eine kluge Gesprächsführung ermittelt werden. Diese sind dann zu dokumentieren und weitere Schritte einzuleiten. Die Weiterbearbeitung – Abgleich mit dokumentierten Prozessen, abteilungsübergreifende Klärung, Umsetzung der vereinbarten Veränderungen – muss dafür organisatorisch und auch personell geregelt sein.

Darüber hinaus kann die Identifikation von Verbesserungspotenzial als vergütungsrelevantes Ziel für die Mitarbeiter formuliert werden: So werden sie als „Streckenposten“ eingesetzt, die kontinuierlich ihre eigenen Prozessabschnitte beobachten und weitere Potenziale für Prozessoptimierungen identifizieren. Das Erreichen des Ziels, das Aufdecken von Verbesserungsmöglichkeiten, kann entsprechend honoriert werden.

Links:

• Experten der WOLF Unternehmensberatung für Geschäftsprozessmanagement (Unternehmensberatung, Seminare, Workshops, Umsetzung)
• Informationen der WOLF Unternehmensberatung zum Thema Performance Management

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