Finanzsoftware für kleine Unternehmen

Richtig Vorgehen bei langfristig wirksamen Software-Entscheidungen

Kaum ein Unternehmen kommt langfristig ohne eine zuverlässige Buchhaltungssoftware aus. Gerade für Kleinunternehmer, Selbstständige und Freiberufler ist solch ein Tool wichtig – unter anderem, um offene Posten stets im Blick zu behalten.

Um den Pflichten eines Unternehmers in ausreichendem Maße nachzukommen, ist die geeignete Finanzsoftware unerlässlich. Sie unterstützt Inhaber von KMU bei der monatlichen Buchführung, bei der Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung und bei der Erstellung von Jahresabschluss oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

Sobald man eine Geschäftstätigkeit beim Unternehmen beim Finanzamt und gegebenenfalls auch beim Gewerbeamt anzeigen muss, besteht eine Pflicht zur Buchführung. Zumindest muss über Einnahmen und Ausgaben Buch geführt werden. Aus diesem Grunde ist es wichtig, sich rechtzeitig über eine passende Finanzsoftware zu informieren.

Die Fallstricke der Buchführung umgehen

Hat man die entsprechende Zeit, kann man im Vorfeld der Gründung Lehrgänge über ordnungsgemäße Buchführung belegen. Doch in der Regel fehlt genau diese Zeit zu Beginn einer Selbstständigkeit. Durchaus hilfreich kann darum eine Finanzsoftware sein, die dazu in der Lage ist, die laufenden Geschäftsvorfälle zu erfassen und eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder eine Bilanz zu erstellen.

Neben kostenpflichtiger Finanzsoftware stößt man bei der Internetrecherche auch auf kostenlose Versionen. Diese können für Kleinunternehmer, Selbstständige oder Freiberufler eine gute Alternative zum Kauf der Finanzsoftware darstellen. Zumeist handelt es sich hierbei um Testversionen, die nach einem gewissen Zeitraum gegen ein Entgelt freigeschaltet werden müssen. Der Vorteil liegt klar auf der Hand: Es besteht die Möglichkeit, die Software vor einem Kauf auf Herz und Nieren zu testen.

Programme den eigenen Bedürfnissen anpassen

Finanzsoftware ist in der Regel in Programme für die Steuerberechnung eingegliedert oder mit diesen verknüpfbar. Solche Programme beinhalten standardmäßig die Voranmeldung der Umsatzsteuer für den jeweiligen Zeitraum. Eine gute Finanzsoftware stellt dem Nutzer mehrere Kontenrahmen zur Wahl. Dieser kann je nach Art und Größe des eigenen Unternehmens durch Zu- und Abwahl einzelner Konten an die Nutzerbedürfnisse angepasst werden.

Dies setzt nicht selten schon ein gewisses Maß an Buchführungskenntnissen auf Seiten des Gründers voraus. Für nicht ganz so versierte Kleinunternehmer ist es umso wichtiger, bei der Wahl einer Finanzsoftware auf Benutzerfreundlichkeit zu achten. Sie sollte dem Bediener zudem bei jedem Schritt die passenden Fachinformationen bieten.

Die richtige Auswahl

Ebenso sollte auch die Möglichkeit zur Aktualisierung beachtet werden. Eine Finanzsoftware muss immer auf dem aktuellen Stand sein. Wichtig bei der Anschaffung ist zu beachten, dass die Software auf allen gängigen Computersystemen läuft, gleichzeitig aber gerade bei kleinen Unternehmen und Selbstständigen nicht zu viel Speicherkapazität belegt.

Vor der Anschaffung einer entsprechenden Software sollte man zunächst feststellen, welche Bereiche sie abdecken soll und sich im Zweifel dann erstmal die kostenlose Testversion genau ansehen. Dies versetzt den Entscheider in die Lage, das Preis-Leistungs-Niveau zu überprüfen. Auch sollte beachtet werden, ob die Software zukünftig von einer Person oder mehreren genutzt werden soll, dann nämlich sind oftmals mehrere Lizenzschlüssel nötig.

Was ist noch wichtig?

Wer sich eine Finanzsoftware anschaffen möchte, sollte unbedingt darauf achten, dass diese über ein integriertes Hilfecenter verfügt. Denn es können und werden technische Fragen und Probleme aufkommen. Dann sollte es dem Nutzer möglich sein, sich bei einer kompetenten Telefonhotline Rat und Hilfe holen zu können.

Darüber hinaus sollte beachtet werden, dass es sich um eine Finanzsoftware handeln sollte, bei der das Hilfecenter automatisch aktualisiert wird. So kann einem guten Nutzen dieser Software für die Buchhaltung eines kleinen Unternehmens nichts mehr im Wege stehen.