Unternehmensberatung Recruiting

Digitales Onboarding: Neue Mitarbeiter besser und leichter integrieren

Vom ersten Tag an die Weichen für hohe Leistungsbereitschaft stellen

Wofür digitales Onboarding? In kurzen Worten: Weil der erste Eindruck zählt.

Diese alte Weisheit gilt ganz besonders für den Beginn einer Zusammenarbeit, die intensiv, langlebig und vor allem erfolgreich werden soll.

Onboarding als Chance

Der Start eines neuen Mitarbeiters im Unternehmen gehört zweifellos zu diesen besonderen Gelegenheiten. Wollen Sie diese hervorragende Chance für einen guten Einstieg und das schnelle Erreichen des maximalen Leistungsniveaus optimal nutzen? Digitales Onboarding unterstützt Sie dabei.

Ein kurzer Perspektivenwechsel? Versetzen wir uns doch einmal in die Situation des neuen Mitarbeiters. Wir haben alle benötigten Unterlagen mit und alle möglichen Vorbereitungen getroffen, um einen ganz besonders guten Eindruck zu machen.

Come in and find out?

Etwas aufgeregt und sehr gespannt, was uns erwartet, fahren wir zu unserer neuen Arbeitsstelle. Wir parken erst einmal auf dem Besucherparkplatz, denn die Mitarbeiterparkplätze scheinen alle reserviert zu sein. Aussteigen, durchatmen und dann rein durch die Firmentür. Am Empfang nennen wir unseren Namen und verkünden strahlend, dass heute unser erster Arbeitstag ist.

Schlimmstenfalls stellt sich dann heraus, dass niemand über unseren ersten Tag so wirklich informiert ist. Der Vorgesetzte ist im Meeting, der Arbeitsplatz ist nicht vorbereitet und der Kollege, der uns einarbeiten soll, befindet sich im Urlaub. Wir blicken in ratlose Gesichter der Mitglieder unseres künftigen Teams. „Setzen Sie sich erst einmal hierhin und nehmen Sie sich einen Kaffee!“

Warum digitales Onboarding?

Solch ein Einstieg hinterlässt bei allen Beteiligten sicher kein gutes Gefühl. Und dem Image des Unternehmens als Arbeitgeber ist dieser Start auch nicht sonderlich zuträglich. Ja, sicher: In der Praxis ist es selten wirklich so schlimm wie soeben beschreiben. Es sind zumeist eher Kleinigkeiten, die vergessen werden. Aber auch diese läppern sich und verhindern einen optimalen Einstieg.

Digitales Onboarding hilft, solche Fettnäpfchen zu vermeiden. Der Begriff Onboarding kommt aus dem Englischen und bezeichnet das „An-Bord-Holen“ eines neuen Mitarbeiters. In den ersten Stunden, Tagen und Wochen im neuen Job werden die Weichen gestellt, die darüber entscheiden, ob eine Person ihre Tätigkeit längerfristig und engagiert ausführen wird.

Die Weichen richtig stellen

Onboarding umfasst weit mehr als die nette Begrüßung am ersten Tag. Mit einem systematischen Einarbeitungsplan wird der neue Kollege gezielt in alle ihn betreffenden Bereiche eingeführt. Er lernt Entscheider und Abteilungsmitglieder kennen, er und erfährt Näheres über die Arbeits- und Unternehmenskultur.

Die strukturierte Einarbeitung dient sowohl dem Unternehmen wie auch dem Mitarbeiter. Auf Firmenseite wird sichergestellt, dass alle notwendigen Informationen übermittelt werden. Gleichzeitig zeigt das Unternehmen, dass der neue Kollege wertgeschätzt wird. Das wiederum erhöht die Mitarbeiterbindung und senkt potenzielle Kosten, die durch Fluktuation entstehen. Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel und hoher Mobilität der Arbeitnehmer ist dieser Faktor nicht zu unterschätzen.

Wie läuft der Onboarding-Prozess ab?

Onboarding ist kein einmaliges Ereignis, sondern ein längerfristiger Prozess, der sich in drei Phasen gliedert. Er beginnt mit der Vorbereitung des Eintritts des neuen Mitarbeiters. Zwischen Vertragsunterzeichnung und tatsächlichem Start ist Zeit, den zukünftigen Kollegen über seinen neuen Arbeitgeber zu informieren. Hier intensiv persönlichen Kontakt zu halten, ist von nicht zu unterschätzender Bedeutung.

Es gilt auch zu verhindern, dass der Neue womöglich noch ein besseres Angebot erhält und die Arbeit gar nicht erst antritt. Gerade bei Auszubildenden häufen sich derartige Fälle in den letzten Jahren. Sofern möglich, sollte dem Neuen bereits zu diesem Zeitpunkt ein Ansprechpartner für Fragen zur Verfügung stehen.

Onboarding gut vorbereiten

Im Unternehmen selbst wird ein Einarbeitungsplan erstellt und ein Pate oder Buddy ausgewählt, der den Mitarbeiter in seiner ersten Zeit begleitet. Die anderen Abteilungsmitglieder sollten rechtzeitig über den beruflichen Zuwachs in Kenntnis gesetzt werden.

Der erste Arbeitstag läutet die Phase der Orientierung ein. Nach der Begrüßung des Mitarbeiters lernt er seine Kollegen kennen und wird durch die Räumlichkeiten geführt. Anhand des vorab erstellten Einarbeitungsplans werden nun erste Aufgaben übertragen und regelmäßig Feedback-Runden eingebaut. Unternehmenskultur und Arbeitsabläufe sind ebenso Thema wie die EDV-Einweisung und erste Kundenkontakte.

Orientierung und Integration

Ist die Orientierung nach einigen Wochen abgeschlossen, beginnt die Integration des neuen Kollegen. Er ist bereits grundsätzlich mit den Zielen, Werten, Abläufen und Gepflogenheiten vertraut. Kernpunkt ist nun die Identifikation mit dem Unternehmen und die Stärkung der Bindung an Führungskräfte und Kollegen. Das geschieht etwa durch Teambuilding-Maßnahmen, aber auch dadurch, den Mitarbeiter mit zunehmender Eigenverantwortung zu belohnen.

Der Einarbeitungsprozess neuer Mitarbeiter ist so unterschiedlich wie die Mitarbeiter selbst und die jeweiligen Stellen. Dennoch bezieht sich diese Unterschiede nur auf inhaltliche Aspekte: Der Ablauf hingegen ist in weiten Teilen für alle neuen Kollegen identisch. Wenn ein Prozess klar definiert, standardisiert und automatisiert wird, spart dies viel finanziellen und zeitlichen Aufwand. Darüber hinaus sorgt er für einen professionell und seriös organisierten Start aller neuen Kollegen.

Digitales Onboarding nutzen

MyOnboarding ist eine Software von Haufe, die das digitale Zeitalter auch in die Einarbeitung neuer Mitarbeiter bringt. Diese Software-Lösung bildet alle zu durchlaufenden Prozesse ab und führt die einzuarbeitende Person gezielt durch die einzelnen Themenfelder. Die Führungskraft und auch die Kollegen werden entlastet, da das Programm einen erheblichen Teil der Arbeit übernimmt. Eine entsprechend angepasste Firmen-CI in diesem Onboarding-Programm sorgt für den nahtlosen Übergang zwischen diesem System und anderer Unternehmens-Software.

Für den Mitarbeiter bietet digitales Onboarding alle Informationen, die er für einen guten Start benötigt. Ob Dress-Code, Sicherheitsvorschriften oder Dokumentationen: Alles ist übersichtlich geordnet und direkt verfügbar. Zu jedem Zeitpunkt ist für alle Beteiligten klar, an welchem Punkt der Einarbeitung sich der Neue befindet und welche Stationen noch vor ihm liegen. So sind die Weichen für einen positiven ersten Eindruck optimal gestellt.

Wenn Sie sich mit einem Experten über optimales Onboarding austauschen möchten, nehmen Sie bitte einfach Kontakt zu uns auf.