Kompetenzfeld Einkauf & Beschaffung
Einkauf: Strategien und Technologien zur Prozessoptimierung
Unternehmen, die nicht in allen Bereichen auf optimierte Prozesse und einen effizienten Einsatz von Zeit und Arbeitskraft setzen, laufen Gefahr, im Wettbewerb auf lange Sicht nicht mithalten zu können. Ein besonderes Augenmerk sollte dabei auf Einkauf und Beschaffung liegen.
„Im Einkauf liegt der Gewinn!“
Der Einkauf stellt weitaus mehr als nur eine Backoffice-Funktion dar, bei der es um das Aushandeln von Preisen geht. Er ist vielmehr ein strategischer Aktivposten im Lieferkettenmanagement. Daher kann eine Prozessoptimierung im Einkauf Kosten senken und Innovationen vorantreiben. Wir stellen die wichtigsten Strategien und Möglichkeiten für einen prozessoptimierten Einkauf vor.
Maßnahmen prüfen, Ziele definieren
Katalogverwaltung, Bestellanforderungen, Angebotsanfragen, das Aushandeln von Verträgen, Direkteinkäufe, Bestellungen und Wareneingang: Die Beschaffungsprozesse können sich von Unternehmen zu Unternehmen leicht unterscheiden. Die wichtigsten Schritte im Rahmen des Beschaffungsprozesses sind jedoch in der Regel gleich.
Diese müssen für eine effiziente Prozessoptimierung sowohl einzeln als auch im Zusammenhang analysiert und auf Verbesserungsoptionen hin geprüft werden. Ferner sollte die Prüfung die Zusammenarbeit mit anderen Bereichen wie der Kreditorenbuchhaltung beinhalten und die elektronische Rechnungsstellung, das Drei-Wege-Matching und Zahlungen einschließen.
Große Ziele, kleine Schritte
Nach der Prüfung gilt es, Ziele zu definieren. Diese Ziele können sich sowohl auf einzelne Schritte im Einkauf beziehen als auch übergeordnete Unternehmensziele ins Visier nehmen, zu denen der Einkauf seinen Teil beiträgt. So kann der dieser etwa einen erheblichen Einfluss darauf haben, wenn ein übergeordnetes Unternehmensziel darin besteht, nachhaltiger zu agieren.
Sobald eine klare Vorstellung davon vorhanden ist, was erreicht werden soll, können konkrete Pläne entwickelt werden. Besteht beispielsweise ein Ziel darin, verstärkt bei nachhaltig wirtschaftenden Unternehmen einzukaufen, um auch das eigene Unternehmen zu mehr Nachhaltigkeit zu führen, sollten Gelegenheiten eruiert werden, bei denen entsprechende neue Lieferanten gefunden, eingeführt und eingebunden werden können.
Automatisierung im Fokus
Viele Ziele und Verbesserungen im Einkauf können mithilfe der richtigen Technologien erreicht werden. In diesem Sinne spielt die Automatisierung nicht nur in der Produktion eine immer wichtigere Rolle. Durch den Einsatz passender Beschaffungssoftware lassen sich zahlreiche Arbeitsabläufe automatisieren und die meisten manuellen Fehler eliminieren. Überdies kann eine entsprechende Software Einkaufsfunktionen rationalisieren, bei der Ausgabenkontrolle und bei Einsparungen helfen, den Einkaufszyklus verkürzen und das Risiko von unkontrollierten Ausgaben reduzieren.
Um die passende Software zu finden, sollte der Fokus auf das Vorhandensein folgender Punkte gelegt werden:
- Einfache Bedienbarkeit
- Schnelles Onboarding und leichte Implementierung
- Mobile Zugänglichkeit
- Möglichkeit zur Integration von Buchhaltungssystemen
- Unterstützung des gesamten Beschaffungs- und Zahlungszyklus
- Digitale Prüfpfade
- Optionen zur Budgetverfolgung
- Drei-Wege Matching
- Ausgaben-Management
- Anpassbare Genehmigungsworkflows
Besseres Zusammenspiel, erhöhte Kontrolle
Anstatt mit Papier und manuellen Verfahren zu arbeiten, ermöglicht es die elektronische Beschaffung Einkäufern und Lieferanten, online in Aktion zu treten. Durch die Schaffung einer direkten Verbindung zwischen Einkäufern und Lieferanten und den Einsatz von elektronischem Datenaustausch werden die Transaktionsschritte verringert und alle Beteiligten können sämtliche Vorgänge in Echtzeit verfolgen.
Das bringt eine verbesserte Kontrolle mit sich und begünstigt ein schnelleres Reagieren, falls einmal etwas nicht wie geplant läuft. Damit hat die Software nicht zuletzt Einfluss auf die Management-Lieferantenbeziehung und dient der Aufrechterhaltung positiver und effektiver Beziehungen zu den Lieferanten als Bestandteil eines optimierten Beschaffungsprozesses. Ein effizientes Warenwirtschaftssystem kann zudem übergreifend in verschiedenen Bereichen und Abteilungen eines Unternehmens eingesetzt werden und kommt so neben dem Einkauf im Verkauf, Lager oder Versand zum Tragen.
Die Mitarbeitenden im Blick
Die besten Strategien und die besten technologischen Lösungen zur Prozessoptimierung nützen wenig, wenn die Mitarbeitenden auf dem Weg zum effizient gestalteten Einkauf nicht mitgenommen werden. Unternehmen sollten ebendarum eine Kultur der Mitarbeitendenzentrierung, Transparenz und der Förderung etablieren. Durch kontinuierliche Schulungen sowie Trainings und Workshops bleiben die Angestellten über die besten Praktiken in ihrem Bereich, über Trends, Neuerungen und Fortschritte auf dem Laufenden.
Weiterhin können die Mitarbeitenden auf diese Weise ein besseres Gefühl ausbilden für das, worauf es ankommt, und sie können wichtige Optimierungsvorschläge einbringen. Transparenz im Kontext anstehender Änderungen ist ausschlaggebend, damit Problemen bei der Umsetzung vorgebeugt wird und Sorgen frühzeitig genommen werden können.
Prozessoptimierung im Einkauf: Nützliche Links
- Finden Sie Informationen zum Thema Einkauf und Beschaffung
- Nutzen Sie kostenlose Checklisten und Arbeitshilfen
- Erfahren Sie mehr über zielführende Einkaufsstrategien
Wenn Sie sich mit einem Experten über Prozessoptimierung im Einkauf austauschen möchten, nehmen Sie bitte einfach Kontakt zu unseren auf dieses Thema spezialisierten Unternehmensberatern auf.
