Wie durchgängige Prozesse mit geeigneten DMS Zeit und Kosten sparen

Effiziente Abläufe im Unternehmen sind kein Selbstläufer, wenn Dokumente, Daten und Prozesse über verschiedene Abteilungen, Standorte oder Systeme hinweg zu koordinieren sind. Genau hier kommt der oft zitierte Schulterschluss „DMS trifft ERP“ ins Spiel.

DMS trifft ERP: Zeit und Kosten sparen

Indem das Dokumentenmanagementsystem (DMS) sinnvoll mit dem Enterprise Resource Planning (ERP) verzahnt wird, vermeiden Unternehmen Medienbrüche, verkürzen Bearbeitungszeiten, sparen Kosten und minimieren manuelle Eingriffe.

Der Umstieg auf digitale Akten ist unzweifelhaft längst kein Novum mehr. Doch viele Betriebe unterhalten intern immer noch inkonsistente Datenflüsse. Typische Beispiele sind Eingangsrechnungen, die digital vorliegen, aber manuell in ein anderes System zu übertragen sind. Oder Personalakten und Leistungsbeurteilungen, die man elektronisch archiviert, aber für Führungskräfte nur über Umwege zugänglich sind. All dies kostet häufig mehr Zeit, als es müsste.

Ein DMS schließt diese Lücken, denn als zwischengeschaltete Plattform unterstützt es Betriebe bei der Steuerung dokumentenbasierter Prozesse. Freigaben sind automatisierbar, Zugriffe differenziert steuerbar und Suchzeiten werden drastisch reduziert. Vorausgesetzt, das DMS ist organisatorisch eingebettet und sinnvoll mit dem ERP-System verzahnt.

Wo Unternehmen heute Zeit verlieren und Kosten sparen können

Über die Hälfte der befragten Unternehmen sehen die Bearbeitung interner Dokumente als zu langsam oder als zu fehleranfällig an. Besonders bei Angeboten, Vertragsfreigaben und Rechnungen stockt der Informationsfluss, meist aufgrund von Medienbrüchen, fehlenden Schnittstellen oder unklaren Zuständigkeiten.

Anstatt Informationen mehrfach einzupflegen, zwischen Systemen zu kopieren oder per E-Mail weiterzuleiten, sollten diese Prozesse systemgestützt ablaufen. Denn genau dort, wo Mitarbeitende zwangsweise improvisieren, entstehen Fehler und Verzögerungen.

Bei der Digitalisierung mutiger voranschreiten

Viele ineffiziente Abläufe in deutschen Unternehmen entstehen, weil es kein übergreifendes Digitalkonzept gibt. Oder, weil vorhandene digitale Lösungen nicht miteinander vernetzt sind. Statt durchgängiger Prozesse arbeiten viele Teams mit Insellösungen, was zu Medienbrüchen, doppelter Datenerfassung und einem hohen Abstimmungsaufwand führt.

Häufig fehlt zudem eine klare Strategie dazu, wie digitale Tools sinnvoll in bestehende Arbeitsabläufe integriert werden sollen. Das bremst die Effizienz und die Wettbewerbsfähigkeit gleichermaßen.

Das spart ein durchgängiger DMS-Prozess zeitlich wirklich ein

Je nach Branche, Unternehmensgröße und Prozessstruktur ist die Einsparung durch ein integriertes DMS-ERP-System sehr unterschiedlich. Einige Betriebe beziffern den Zeitgewinn bei dokumentenbasierten Abläufen auf bis zu 60 Prozent. Besonders die Bearbeitungsdauer von Rechnungen oder Verträgen sinkt dabei deutlich, in manchen Fällen von mehreren Tagen auf wenige Stunden.

Gleichzeitig reduzieren sich manuelle Eingaben, Fehlerkorrekturen und Rückfragen erheblich. Hierfür ist es allerdings unverzichtbar, dass die Belegschaft mit den vorhandenen Tools und Lösungen vertraut ist und diese sicher und ohne Hemmungen einsetzt.

Diese Aspekte machen ein DMS im Alltag produktiv

Damit ein Dokumentenmanagementsystem seinen Zweck erfüllt und die digitale Buchführung unterstützt, kommt es auf mehr als die technische Integration an. Ausschlaggebend ist die Nutzerfreundlichkeit, denn wenn Bedienoberflächen kompliziert gestaltet oder Prozesse intransparent sind, wird das System nicht ausreichend akzeptiert.

Die rechtssichere Archivierung im Rahmen der GoBD oder DSGVO und eine klare Regelung der Benutzerrechte ist ebenfalls maßgeblich, damit nur sieht, wer sehen soll. Einige Funktionen sollte ein produktives DMS unbedingt erfüllen. Dazu zählen beispielsweise:

• Automatische Fristenüberwachung und Eskalationen
• Flexible Rechtevergabe nach Rolle und Zuständigkeit
• Integration in bestehende Systeme wie ERP, CRM oder HR-Tools

Prozesse sinnvoll gestalten, nicht um jeden Preis digitalisieren

Nicht jeder analoge Ablauf sollte einfach eins-zu-eins ins Digitale übertragen werden. Ein DMS bietet die Chance, bestehende Schwächen aufzudecken und Prozesse neu zu denken. Wird zum Beispiel festgestellt, dass die Belegschaft Dokumente mehrfach ablegt oder Freigaben auf inoffiziellem Weg einholt, sollte man genau dort ansetzen. Das geschieht am besten noch vor der technischen Umsetzung.

Hilfreiche Leitfragen für diese notwendige Analyse:

• Wo entstehen aktuell die meisten Rückfragen?
• Wer greift wann auf welche Dokumente zu und wie?
• Welche Vorgänge sind zeitkritisch und sollten automatisiert werden?

So starten Unternehmen strukturiert in den DMS-gestützten Alltag

Der Einstieg gelingt am besten in kleinen, überschaubaren Schritten. Zunächst sollten Unternehmen eine strukturierte Prozessanalyse durchführen. Erst danach erfolgt die Wahl des passenden Systems. Auch die Einbindung der operativen Mitarbeitenden ist von Beginn an sinnvoll, denn sie kennen die alltäglichen Schwachstellen oft am besten.

Für den Start empfiehlt sich ein klar begrenzter Anwendungsfall, zum Beispiel der digitale Eingangsrechnungsprozess. Ein Beispiel hierfür ist der automatische Austausch von Dokumentenformaten wie ZUGFeRD im Rechnungswesen. Unternehmen, die elektronische Rechnungen mit ZUGFeRD austauschen, schaffen Transparenz über den Rechnungsverlauf, reduzieren buchhalterische Rückfragen und vermeiden Fehler durch manuelle Übertragungen.

Nach erfolgreicher Pilotphase lässt sich der Ansatz auf weitere Bereiche ausweiten. Maßgeblich für die Akzeptanz sind praxisnahe Schulungen der Mitarbeitenden und eine begleitende interne Kommunikation.

Wenn Sie sich mit einem Experten über Ihre Möglichkeiten zur Kostenreduzierung austauschen möchten, nehmen Sie bitte einfach Kontakt zu unseren auf dieses Thema spezialisierten Unternehmensberatern auf.