Digitale Transformation bedeutet auch Digitalisierung

Papierkram im digitalen Zeitalter: Chancen und Herausforderungen

Die Digitale Transformation ist inzwischen weit fortgeschritten. Viele Geschäftsabläufe finden vollständig digital statt und die digitale Technik revolutioniert ganze Prozessketten. In vielen Unternehmen findet sich dennoch weiterhin eine klassische Postverwaltung in Papierform.

Abschied vom Papierkram nehmen

Digitale Transformation bedeutet sicher nicht nur, aber auch: Digitalisierung. Wie gelingt die Umstellung auf ein papierloses Büro optimal? Was ist zu beachten, wenn man Aktenordner und Papierkram völlig aus dem Betrieb verbannen will?

Welche Optionen Unternehmen haben, vom Papier loszukommen, und welche Alternativen es gibt, behandelt dieser Beitrag.

Das papierlose Büro umsetzen

Immer mehr Unternehmen verbannen Papier und damit verbundene Prozesse vollständig aus dem eigenen Betrieb. Dies wird als das papierlose Büro bezeichnet. Alle Abläufe, für die vormals Papier benötigt wurde, sind digitalisiert. Das gilt auch für eingehende Post, sofern diese weiterhin in Papierform eintrifft. Der erste Schritt ist die Digitalisierung solcher Post an einem zentralen Punkt. Dort erfolgt dann eine Weiterleitung in digitaler Form an den Empfänger.

Die Umstellung auf ein papierloses Büro ist durchaus eine Herausforderung. Das gilt vor allem für größere Unternehmen mit gewachsenen Strukturen. Ein Punkt hier ist das Archiv. Ältere Unternehmen besitzen riesige Archive mit tausenden Aktenordnern. In denen sind Geschäftsdaten, Rechnungen, Steuerunterlagen, Briefe und vieles mehr aus Jahrzehnten abgelegt. Auch dieses Archiv wird im Zuge der Umstellung digitalisiert. Hierfür gibt es verschiedene Lösungen. Beispielsweise lässt sich die Digitalisierung mit eigenen Ressourcen intern und Schritt für Schritt durchführen. Das dauert in der Regel eine längere Zeit, abhängig vom Umfang des Archivs.

Papierkram ade: Dienstleister digitalisieren Aktenberge

Die Alternative ist, einen Dienstleister die Digitalisierung durchführen zu lassen. Der Vorteil ist, dass die Arbeit schneller beendet ist und die Abläufe im Betrieb nicht behindert. Außerdem sind solche Dienstleister darauf spezialisiert, Quellen aller Art zu digitalisieren. So ist eine Umwandlung von Audio- und Videoquellen sowie großformatigen Zeichnungen oder anderen Spezialformaten kein Problem.

Wer das Konzept des papierlosen Büros umsetzt, gibt im Prinzip die Infrastruktur auf, die erforderlich ist, um klassische Post in Papierform zu verschicken. In 99 Prozent der Fälle ist dies auch nicht mehr erforderlich, denn Rechnungen und Briefe lassen sich problemlos in digitaler Form erstellen.

Partner für die klassische Post: Dienstleister übernehmen Druck und Versand

Es gibt jedoch immer wieder Szenarien, in denen es notwendig ist, den klassischen Postweg einzusetzen. Gute Beispiele hierfür sind personalisierte Drucke von Werbebriefen oder hochwertige Klappkarten, die zu besonderen Anlässen verschickt werden. Hier kommt das gute alte gedruckte Papier besser an als eine unpersönliche Mail. Zudem sind so höhere Konversionsraten möglich. Für solche Momente ist es sinnvoll, einen Partner für gedruckte Mailings an der Hand zu haben. Das erspart es, die notwendige Infrastruktur vorzuhalten, die nur selten zum Einsatz kommen würde.

Gleichzeitig bietet ein solcher Partner Zugang zu einem professionellen Druckservice. So gibt es Möglichkeiten in einer Qualität, die selbst nicht erreichbar sind. Beispiele hierfür sind Schuberkarten aus hochwertiger Pappe oder individualisierte Kalender. Der Dienstleister übernimmt nicht nur den Druck solcher Produkte, sondern organisiert auch den Versand.

Die Digitalisierung gezielt vorantreiben

Die Umstellung auf ein papierloses Unternehmen ist durchaus eine Herausforderung. Viele Prozesse im Alltag sind davon betroffen und müssen angepasst werden. Mittelfristig gesehen lohnt es sich jedoch, diesen Schritt zu gehen. Hier geht es vor allem darum, die Wettbewerbsposition durch Kostenreduzierungen zu sichern. Digitale Prozesse sind einfach kosteneffektiver und schneller. Aus diesem Grund ist es grundsätzlich sinnvoll, dass Unternehmen die Digitalisierung aktiv vorantreiben. Unternehmensberater sind oftmals die richtigen Partner, um solche Projekte zu planen und zu begleiten. Das stellt eine professionelle Projektplanung sicher und gewährleistet, dass die gesetzten Ziele erreicht werden.

Wenn Sie sich mit einem Experten über Ihre Herausforderungen im Bereich der Digitalen Transformation austauschen möchten, nehmen Sie bitte einfach Kontakt zu unseren auf dieses Thema spezialisierten Unternehmensberatern, Trainern, Rednern, Coaches, Moderatoren auf.