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Arbeitshilfe: Besprechungsprotokoll

Effektive Meetings und Besprechungen

Protokoll für Besprechung, Meeting, Sitzung, Konferenz

Besprechung effizient und effektiv

Besprechungen sind in den meisten Unternehmen auch trotz zunehmender digitaler Vernetzung über E-Mails oder das Intranet immer noch wichtig, wenn nicht unerlässlich.

Sie dienen der Information und dem Meinungsaustausch und idealerweise einer einvernehmlichen Beschlussfassung über anstehende Aufgaben, laufende Projekte und deren Bearbeitung oder zu treffende Entscheidungen.

Zur Dokumentation über Inhalte und Ergebnisse wird eine Besprechung protokolliert. Das Besprechungsprotokoll dokumentiert entweder als Verlaufsprotokoll den Ablauf der Besprechung, oder hält als Ergebnisprotokoll deren Resultate fest.

Verlaufsprotokoll

Verlaufsprotokolle sind dann sinnvoll, wenn es darum geht, unterschiedliche Meinungen zu dokumentieren und wenn es darauf ankommt, wer im Laufe der Besprechung zu welcher Zeit genau welche Ansicht vertreten hat. Dokumentiert wird neben dem Ergebnis vorwiegend der Ablauf der Besprechung.

Verlaufsprotokolle sind bereits in ihrer Erstellung zeitaufwändig, besonders wenn sie nicht bereits während der Besprechung direkt am PC erstellt werden, weil im Anschluss an die Besprechung dann meist noch viel Arbeitszeit investiert werden, um sie anhand der mitgeschriebenen Notizen fertig zu stellen und an die Adressaten zu verteilen. Häufig sind sie dann auch nur Dokumentation, die abgelegt wird, anstatt dass sie als Grundlage für die weitere Arbeit dienen.

Ergebnisprotokoll

Hilfreicher für die weitere Nutzung sind Ergebnisprotokolle. Dies gilt besonders dann, wenn für jeden Tagesordnungspunkt sofort klar erkennbar ist, ob es sich um eine reine Information oder einen Beschluss handelt, beispielsweise dazu, welche Ursache von den Teilnehmern der Besprechung für ein Problem identifiziert wurde oder welche Lösung für ein Thema angestrebt wird.

Um wirklich sinnvoll wirken zu können, sollte das Ergebnisprotokoll klare Angaben dazu enthalten, welche Person für die weitere Verfolgung dieses Tagesordnungspunktes die Verantwortung trägt und bis wann welche konkreten Schritte dazu umgesetzt werden sollen. Wenn ein solches Ergebnisprotokoll gleich während der Sitzung – beispielsweise am Laptop geschrieben und ggf. zum Ende kurz verlesen wird, kann es anschließend direkt an alle Teilnehmer und sonstige zu informierende Personen verteilt werden.

Protokoll der verschiedenen Expertenwege hin zum gemeinsamen Ziel

Dann fungiert das Protokoll bis zur Folgesitzung nicht nur als Ergebniszusammenfassung, sondern gleichzeitig als Zielbeschreibung bis zur nächsten Besprechung. Da das Ergebnisprotokoll mehr ist, als nur das Mitschreiben des Gesprochenen, gewinnt es an Qualität, je mehr der Protokollant mit der besprochenen Materie vertraut ist.

Idealerweise dienen Ergebnisprotokolle von Besprechungen der Auflistung der geplanten Schritte der beteiligten Experten hin zu einem gemeinsamen Ziel.

Die Berater von WOLF haben eine Arbeitshilfe erstellt, die Sie unterstützt bei der kurzen und knappen Protokollierung der Tagesordnungspunkte – sei es von Informationen, Beschlüssen oder Beschlussphasen.

Links:

Buchtipp: Gunther Wolf: Meetings effizient und effektiv gestalten – Einfache Methoden, Techniken und Checklisten für ergebnisreiche Besprechungen mit Spaß am Erfolg. Hamburg: Dashöfer Verlag.

Wenn Sie sich mit einem Experten über diese Thematik austauschen möchten, nehmen Sie bitte einfach Kontakt zu uns auf.

9 comments to Arbeitshilfe Besprechungsprotokoll

  • Melanie Brandl

    Hallo,

    ich habe das Besprechungsprotokoll PDF heruntergeladen. Zunächst ein Dankeschön für das PDF und die darin enthaltenen Tipps.

    Ich habe 2 Fragen:

    Was ist unter A-G bei Beschluss zu verstehen? Die einzelnen Stufen des Entscheidungsprozesses wie darüber definiert? Mache ich dann einfach ein Kreuz?

    Was kommt in das Feld „Anw.-Pflicht“? Bezieht sich das auch auf das darüber stehende Feld „Top-Leiter“? Das kann doch wohl kaum sein. Was trage ich da ein?

    Vielen Dank!

    Melanie Brandl

    • Guten Tag Frau Brandl,

      vielen Dank für die Nutzung der Arbeitshilfen und Ihre Anmerkungen!

      Zu Frage 1:

      Ja, die Stufen A bis G spiegeln Beschlussfassung und Umsetzungsschritte wieder. Im Protokoll dürfte in den meisten Fällen ein Kreuz reichen, sofern erforderliche Informationen im zentralen Textfeld gegeben werden. Ein Service für den Leser ist es, die Buchstaben aller abschließend bearbeiteten Stufen in den Feldern einzutragen (Besprechungen und Meetings: Muster-Protokoll)

      Neben den Informations-TOPs spielen in Meetings insbesondere die Beschluss-TOPs eine wichtige Rolle. Hier sind die Teilnehmer aufgefordert, sich – gegebenenfalls unter Hinzuziehung von Experten oder verschiedenen Sichtweisen – eine Meinung zu bilden und einen Beschluss zu fassen. Nur in seltenen Fällen werden diesem Beschluss nicht folgende Schritte vorangehen:
      A) Fragestellung oder Problembeschreibung,
      B) eine Ursachenanalyse,
      C) eine Lösungssuche,
      D) eine Bewertung der Lösungsalternativen

      Ebenso selten werden dem
      E) Beschluss und der Bildung eines Konkreten Aktions Plans (KAP),

      nicht diese Schritte folgen:
      F) Statusberichte zur Umsetzung sowie
      G) Veränderungsmessung, Erfolgskontrolle

      Es hängt von der Komplexität der Fragestellung ab, daneben von der Projektdauer, wie viele Teile dieses Prozesses innerhalb einer Besprechung bewältigt werden können. Die Frage, wer künftig die Post für die Abteilung öffnet und verteilt, wird sicher in größeren Schritten zu bearbeiten sein als die Frage, auf welchem Wege das Unternehmen in den chinesischen Markt einsteigen wird.

      Beschluss-TOPs erfordern eine Besprechungs-Reihe von mindestens zwei (zunächst A-E, dann F-G), zumeist aber deutlich mehr Meetings. Bitte berücksichtigen Sie dies auch im Vorfeld bei der Zeitplanung, der Definition Ihrer Erwartungen und der Bestimmung des Teilnehmerkreises.

      Zu Frage 2:

      Die Auswahl der Teilnehmer ist ein direktes Resultat Ihrer auf den jeweiligen TOP bezogenen Vorüberlegungen zu Ihren Zielen und Erwartungen. Es ist zwar unüblich, aber sinnvoll, die Zusammensetzung innerhalb einer Besprechungsreihe oder innerhalb einer Besprechung je nach den anstehenden TOPs zu variieren.

      Nur Mut, legen Sie fest, wer bei welchem TOP dabei sein muss. Und wenn Sie auch hiermit ebenso offen umgehen wie mit Ihren Zielen bei den TOPs, teilen Sie ruhig die Gründe mit. Dann weiß jeder Teilnehmer im Vorfeld, was man von ihm erwartet und kann sich entsprechend vorbereiten. Zu diesem Zweck finden Sie in der Arbeitshilfe „Tagesordnung“ das entsprechende Feld direkt unter dem, in dem der jeweilige TOP-Leiter aufgeführt wird. Im Protokoll findet sich diese Angaben dann an gleicher Stelle.

      Vermeiden Sie aber, dass Missstimmungen aufkommen, wenn Teilnehmer sich „rausgeschickt“ fühlen, nachdem sie „ihre Schuldigkeit getan haben“. Lassen Sie den betreffenden Teilnehmern die Wahl, ob sie bei den TOPs anwesend bleiben, bei denen für sie keine Anwesenheitspflicht besteht. Einer unserer Klienten, Vertriebsleiter bei einem Handelsunternehmen, gewöhnte sich den Satz an: „Wenn Sie gerade nichts zu tun haben, können Sie gern im Raum bleiben und zuhören. Diejenigen, die gehen müssen, weil sie etwas zu tun haben, können sich bei entsprechendem Interesse im Protokoll informieren!“. Es geschah selten, dass sich ein Teilnehmer dann nicht aus freien Stücken selbst dazu entschied, an seinen Arbeitsplatz zurückzukehren…

      Wir haben Ihre Anregung aufgenommen und in das PDF ein ausgefülltes Muster (Beispiel „Firma Todchic“) eingefügt: Protokollvorlage mit Muster. Vielen Dank für Ihre Hinweise!

      Beste Grüße

      Das WOLF Team

  • Killer

    Haben Sie eigentlich keine Aufträge? So eine lange Antwort liest kein Mensch!

    • Guten Tag Killer,

      eine unserer Kompetenzen ist es, auch in Zeiten hoher Arbeitsbelastung orientiert an dem Bedarf unserer Kunden professionelle Lösungen anzubieten.

      Beste Grüße

      Das WOLF Team

  • Christiane Scholl

    @Killer: Ich bin ein Mensch. Ich habe sie gelesen. Denn sie ist sehr gut und sehr interessant. Dann darf sie auch lang sein. MfG Christiane Scholl

  • Melanie Brandl

    Hallo IO-Business Team,

    vielen Dank für Ihre Unterstützung und die zusätzlichen Informationen!

    Liebe Grüße

    Melanie Brandl

    PS: Herr Killer, bitte sparen Sie sich solche Bemerkungen.

  • Ulrike

    Eine gute Hilfe, mein Dank dafür.

  • Hannelore Becker

    Ihre Checklisten sind alle sehr gut und eine echte Unterstützung. Auf diesem Wege mal ein Dank von mir. Hannelore Becker

  • susanne laneaux

    meinen dank für diese hilfreiche checkliste