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Meetings: Zu selten effizient, zu selten effektiv

Effiziente Meetings

Meetings: Dabeisitzen ist alles?

Judith Wittwer vom Züricher Tagesanzeiger interviewt mehrere Experten aus Deutschland und der Schweiz: Die Buchautoren Gunther Wolf und Eugen W. Schmid sowie Professor Norbert Thom vom Institut für Organisation und Personal der Universität Bern.

Was die Experten über die Meetingspraxis sagen, lässt aufhorchen. Doch Gunther Wolf zeigt auch Wege auf, um Meetings effektiv und ergebnisreich zu gestalten.

Eine provokante Aussage ziert den Artikel im Züricher Tagesanzeiger: Dabeisitzen ist alles. Für Professor Norbert Thom gibt es indes keine Alternative: Teams können im direkten Austausch kreativer und je nach ökonomischer Untersuchung auch produktiver sein. Anders als etwa beim Mailverkehr können laut Thom in Sitzungen auch Missverständnisse sofort bemerkt und korrigiert werden. Neben dem Gesagten spielen Körperhaltung, Gesten und Mimik eine wichtige Rolle.

Meeting: Dabeisitzen ist alles?

Erfolgsautor Gunther Wolf widerspricht: Besprechungen haben zwar einige Vorteile. So etwa, dass dort Informationen und Meinungen von Angesicht zu Angesicht ausgetauscht, Missverständnisse sofort geklärt und Entscheidungen im Team gefällt werden können. Damit wird ein hohes Maß an Commitment für die Beschlüsse erzielt.

Aber sie haben auch gewaltige Nachteile, betont der WOLF-Experte. Beispielsweise holen sie die Teilnehmer aus Ihrem Wirkungsfeld heraus, behindern deren Erreichbarkeit und halten sie von der Erledigung ihrer Aufgaben ab. Sie bieten Selbstdarstellern das nötige Publikum und Sich-Versteckern die erforderliche Masse. Die indirekten Kosten von Meetings sind immens, dazu kommen möglicherweise Zeit und Kosten der Anreise von Niederlassungen oder Übertragungsgebühren bei Telefon- und Videokonferenzen.

Alternativen zum Meeting

Gunther Wolf gibt klare Empfehlungen: „Auf gar keinen Fall empfiehlt sich ein Meeting, wenn folgende Kriterien erfüllt sind:

  • Kosten und Nutzen stehen nicht in angemessenem Verhältnis zueinander.
  • Konflikte werden auftreten und können nicht mit Bestimmtheit zum Konsens geführt werden.
  • Widerstände sind zu erwarten, aber nicht deren Auflösung.
  • Ziele und Erwartungen einzelnen Teilnehmer stehen nicht im Einklang mit den Besprechungszielen.
  • Wichtige Teilnehmer sind verhindert.“

Führungskräfte sollten bei der Effektivitätsbewertung die Kosten-Nutzen-Relation von möglichen Alternativen zum Meeting berücksichtigen. Korrespondenz (Brief, E-Mail, Notes, Fax etc.), Gespräche unter 4 bis 6 Augen und klärende Telefonate sind prüfenswerte Alternativen.

Dann aber doch

Unternehmensberater Gunther Wolf nennt auch Kriterien, die fast als Muss-Kriterien für ein Meeting gelten können:

  • Ihre Mitarbeiter bitten Sie darum, zu einem bestimmten Thema eine Besprechung einzuberufen.
  • Das Urteilsvermögen aller Teilnehmer ist unabdingbar für eine Entscheidung.
  • Die Komplexität des Themas verlangt die Begleitung der Entscheidung durch alle Teilnehmer, da nur wenige der aufkommenden Fragen vorher abzusehen sind.
  • Für eine zutreffende Entscheidung sind die Ansichten von Teilnehmern mit unterschiedlichen Perspektiven, Kenntnissen und Fertigkeiten anzuhören, zu diskutieren und zu bewerten.
  • Die Akzeptanz der Entscheidung kann nur durch eine Besprechung gesichert werden.
  • Die Dynamik der Gruppe bei der Ideen- oder Lösungsfindung wird für ein optimales Ergebnis benötigt.

Die häufigsten Fehler: Meetings werden einberufen, auch wenn sich sinnvollere Alternativen für Meinungsaustausch, Absprachen und Beschlussfassungen anbieten. Unzählige Besprechungen fangen nicht pünktlich an, noch mehr überziehen das vorgesehene Ende. Punkte mit niedriger Priorität werden ausufernd ausdiskutiert und sprengen die Zeitplanung. Der Leiter des Meetings wandert auf einem schmalen Grat: Man will ja keinen der Teilnehmer langweilen, aber auch keinem das Wort abschneiden…

Effizienz und Effektivität der Meetings steigern

Effizienz und Effektivität sind miteinander verwoben und verflochten. Ineffiziente Meetings rauben Energien, Zeit und Lust. Widerwillig trotten die Teilnehmer von Sitzung zu Sitzung, grummeln Kalauer wie „Wenn Du nicht mehr weiter weißt, gründe einen Arbeitskreis!“. Im Vorbeigehen stellen sie mit einem sorgenvollen Blick auf ihren eigenen Arbeitsplatz fest, wie sich dort die nach der Meeting-Serie bzw. nach Feierabend zu erledigende Arbeit türmt.

Seltene Fälle oder eher die Regel? Ein paar Zahlen, zusammengetragen aus verschiedenen Studien: Im Durchschnitt verbringt das untere und mittlere Management rund 30% seiner Arbeitszeit in Meetings, das Top-Management noch um einiges mehr. Mindestens 40% der Zeit, die Manager in Meetings verbringen, erachten diese selbst als überflüssig. 50% der Teilnehmer denken in Meetings an andere, beispielsweise private Dinge.

60% aller Mitarbeiter sind mit den Ergebnissen der Meetings unzufrieden. 70% aller Maßnahmen, die in Meetings beschlossen werden, werden nicht wie beschlossen umgesetzt. 80% aller Meetings dienen lediglich dem Austausch von Meinungen und Informationen. 90% aller Manager müssen die hier verbrannte Zeit „hinten anhängen“, um einen Teil ihrer Aufgaben noch zu erledigen – den anderen Teil müssen sie unerledigt lassen.

Kosten der Meetings werden unterschätzt

Allein die Meetings des Top-Managements eines mittelständischen Unternehmens kosten über 100.000 Schweizer Franken, rechnet der Züricher Tagesanzeiger vor. Für Gunther Wolf nicht der zentrale Punkt: „Das Ziel unseres Arbeitens und damit wir hieran weiterhin Spaß haben ist doch, dass wir die richtigen Dinge tun, und diese dann richtig. Wir wollen effektiv und effizient handeln. Auf Meetings bezogen: Sie sollten sie nur dann einberufen, wenn es sinnvoll ist – und sie so gestalten, dass zügig Ergebnisse erreicht werden.“

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