Unternehmensberatung Personalentwicklung

Checkliste: Bedarfsanalyse Weiterbildung

Zielgerichtete Steuerung der Weiterentwicklung von Mitarbeitenden

Auch mit einem erfolgreichen Abschluss von Berufsausbildung oder Studium: Allen Mitarbeitenden benötigen kontinuierliche Fortbildung und Weiterbildung. Es gibt kein Ende des Lernens im Arbeitsleben.

Lernen, lernen, weiterlernen

Eingesetzte Technologien entwickeln sich stetig weiter und immer wieder sind sind neue Vorschriften und Gesetze zu beachten. Die Bedürfnisse der Kunden sind im ständigen Wandel und mit ihnen die strategische Ausrichtung des Unternehmens. All diese Veränderungen können und dürfen nicht ohne Auswirkungen auf den Weiterbildungsbedarf bleiben.

Mithilfe einer Weiterbildungs-Bedarfsanalyse wird deutlich, welche Weiterbildungen bei welchen Mitarbeitenden angezeigt sind.

Weiterbildung – warum?

Wissen und Wachstum hängen unmittelbar zusammen. Soll das Unternehmen wachsen und das Personal dazu beitragen, sind Fortbildung und Weiterbildung unabdingbar. Abgesehen von der Notwendigkeit für das Unternehmen: Auch seitens der Mitarbeitenden besteht zumeist der Wunsch, sich fachlich weiterzuentwickeln.

In der heutigen, durch VUKA geprägten Zeit entwickelt sich vieles rasant. Wissen hat eine Verfalls-Halbwertszeit, weil bisherige Annahmen widerlegt werden oder das vorhandene Wissen aufgrund neuer Verfahren gar nicht mehr benötigt wird. Mitarbeitende sehen in Weiterbildungsangeboten daher eine Wertschätzung. Dies kann zu einer Steigerung von Motivation und Mitarbeiterbindung beitragen.

Weiterbildung – wer?

Jeder Arbeitgeber profitiert enorm davon, wenn Mitarbeitende gut qualifiziert sind und beispielsweise auch flexibler eingesetzt werden können. Selbstverständlich geht es nicht darum, alle Belegschaftsmitglieder mit ähnlichen Stellen auf ein gleiches Wissensniveau zu bringen. Doch in einem Unternehmen sollte es möglichst keine Schlüsselkräfte geben, deren Ausfall nicht durch entsprechend qualifizierte Kollegen und Kolleginnen zu kompensieren ist.

Konkret zeigt eine Weiterbildungs-Bedarfsanalyse, wer worin weitergebildet werden sollte. Hierzu können beispielsweise alle Mitarbeitenden befragt werden. Dies erfolgt in der Regel im Rahmen von Mitarbeitergesprächen mit dem jeweiligen Vorgesetzten. Die Auswertung zeigt nicht nur den Personenkreis, sondern auch die Priorisierung. Wünsche und Interessen der Mitarbeitenden werden hierbei ebenfalls erhoben.

So wirkt sich Weiterbildung aus

Auf diese Weise wird neben dem Leistungspotential auch das Lernpotenzial der Mitarbeitenden gesteigert. Klar: Wer sich regelmäßig weiterbildet, verlernt das Lernen nicht und kann Inhalte leichter aufnehmen. Fundiertes Fachwissen bringt bessere Arbeitsergebnisse hervor. Entsprechend sichert sich das Unternehmen Wettbewerbsvorteile an den Märkten.

Manch ein Unternehmen bildet Helfer erfolgreich zu wertvollen Fachkräften weiter. Gerade für diese Zielgruppe gibt es sehr viele Fördermöglichkeiten, sodass das Unternehmen die Qualifizierungsmaßnahme nicht komplett selbst finanzieren muss.

Weiterbildung – wann?

Bei Auftragsflauten wird das Budget für Weiterbildungen häufig im Rahmen von Kostenreduzierungsmaßnahmen als eines der ersten zusammengestrichen. Doch gerade in Krisenzeiten bietet es sich an, die Mitarbeitenden fachlich weiterzuentwickeln. Zum einen werden sie im Unternehmen bei schlechter Auftragslage nicht so sehr gebraucht und zum anderen gibt es bei Kurzarbeit besondere Fördermöglichkeiten für die berufliche Weiterbildung.

Ist die Auftragslage gut, ist oftmals zu viel zu tun, als dass die Vorgesetzten ihre Mitarbeitenden für die Teilnahme an Bildungsangeboten freistellen können. Andererseits bedeutet eine gute Auftragslage auch üblicherweise, dass Bewegung in die Branche kommt. Die Mitarbeiterqualifizierung jetzt auf Eis zu legen, kann sich negativ auf Leistungen und Arbeitsergebnisse auswirken.

Ursache und Wirkung

Die Weiterbildung von Mitarbeitenden planvoll anzugehen, hilft Fehlinvestitionen zu vermeiden. Klagt eine Bürokraft über Stress, könnte ihr möglicherweise eine Weiterbildung in Zeitmanagement und Arbeitsorganisation helfen. Stress kann auf Überforderung hindeuten: Haben Mitarbeitende das Gefühl, Wissensdefizite zu haben, so sind sie unsicher in der Ausübung ihrer Aufgaben und brauchen mehr Zeit. Mit einer gezielten Bildungsmaßnahme schließen sich die Lücken, die Arbeit gelingt schneller und besser.

Äußern Mitarbeitende selbst den Wunsch, eine Weiterbildung besuchen zu wollen, ist Sensibilität gefragt. Eine Absage wird den betreffenden Mitarbeitenden frustrieren und möglicherweise demotivieren. Andererseits sollte die Weiterbildung aber auch im Sinne des Unternehmens und insbesondere der Nachfolgeplanung sein. Absagen an die Wünsche sollten die Vorgesetzten daher gut begründen. Sie sollten den geäußerten Wunsch zum Anlass nehmen, um andere, auch für das Unternehmen sinnvolle Weiterbildungen mit dem Mitarbeitenden gemeinsam zu bestimmen.

Die Bedarfsanalyse: Vorhandene Kompetenzprofile nutzen

Im Fokus der Bedarfsanalyse stehen die Kompetenzen der Mitarbeitenden und daneben, wie diese im Hinblick auf Unternehmensziele zu steigern sind. Der Ist-Zustand wird mittels Fragebögen, Beobachtungen und Gespräche erhoben. Dabei werden die Stärken und Schwächen der Mitarbeitenden auf individueller Ebene ermittelt. Aus den Schwächen kann ein Weiterbildungsbedarf abgeleitet werden, die Stärken sollten im Mitarbeitergespräch gebührende Anerkennung finden. Auch auf den Vergleich zwischen Selbst- und Fremdbild sollte bei der Mitarbeiterbeurteilung nicht verzichtet werden.

Der Soll-Zustand wiederum leitet sich aus der Unternehmensstrategie bzw. der Personalstrategie ab. Die vorausschauende Personalentwicklung berücksichtigt kommende Entwicklungen und Herausforderungen des Unternehmens, auf die die Mitarbeitenden vorbereitet werden sollen.

Die für das Kompetenzmanagement erforderlichen Kompetenzprofile liegen meistens in Form von Stellenbeschreibungen bereits vor. Sie müssen dann überarbeitet werden, wenn sich aufgrund neuer Aufgaben oder struktureller Veränderungen die Anforderungen an den Adressaten verändern. Der direkte Vergleich zwischen den Anforderungen der Stelle und den mitarbeiterseitig vorhandenen Kompetenzen zeigt den Weiterbildungsbedarf auf.

Weiterbildung für Führungskräfte

Die Weiterbildungsanalyse sollte keineswegs vor den Führungskräften Halt machen. In der Praxis hat es sich bewährt, bei der Management Diagnostik externe Dienstleistende einzusetzen, um Weiterbildungsbedarfe von Führungskräften feststellen zu lassen.

Wenn Sie sich mit einem Experten über strategischen und defizitorientierten Weiterbildungsbedarf austauschen möchten, nehmen Sie bitte einfach Kontakt zu den Unternehmensberatern auf.