Praxis-Tipps: Compliance Risiken in der Praxis vermeiden
Compliance in der Lohn- und Gehaltsabrechnung
5 kritische Punkte für HR-Verantwortliche
Eine Entgeltabrechnung kann rechnerisch stimmen und trotzdem gegen Vorschriften verstoßen. Eine verspätete Meldung an die Krankenkasse, eine fehlende Arbeitszeitaufzeichnung bei einer Aushilfe oder ein zu weit gefasster Zugriff auf Entgeltdaten fallen im Alltag kaum auf. Sichtbar werden sie erst bei der Betriebsprüfung, beim Zoll oder bei einer Anfrage der Datenschutzaufsicht.
Abläufe in der Entgeltabrechnung entscheidend für Compliance
Für Personalverantwortliche ist Compliance in der Entgeltabrechnung deshalb primär eine Frage der Abläufe. Sie entscheidet sich daran, ob Fristen, Nachweise und Berechtigungen so organisiert sind, dass sie auch in einem hektischen Monat halten. Die folgenden fünf Punkte zeigen, wo zentrale Compliance-Risiken in der Praxis liegen und wie Sie sie effektiv begrenzen können.
1. Meldungen und Beitragszahlungen folgen einem festen Kalender
Die Sozialversicherung arbeitet mit Stichtagen, die keinen Aufschub kennen. Gesamtsozialversicherungsbeiträge sind am drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats fällig, der Beitragsnachweis muss zwei Arbeitstage vorher bei der Krankenkasse eingehen. Jeder angefangene Monat Verzug kostet ein Prozent der offenen Summe als Säumniszuschlag. Neue Beschäftigte sind mit der ersten folgenden Abrechnung anzumelden, spätestens sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung. In Branchen mit Sofortmeldepflicht, etwa im Bau oder in der Gastronomie, muss die Meldung spätestens bei Arbeitsaufnahme vorliegen.
Diese Termine lassen sich in einem kleinen Team leicht übersehen, vor allem bei Urlaub oder Krankheit der zuständigen Person. Hinzu kommt, dass sich Beitragssätze, Bemessungsgrenzen und Meldeinhalte jedes Jahr ändern.
Eine Lohnsoftware, die diese Vorgaben selbstständig nachzieht und Meldungen über eine zertifizierte Schnittstelle versendet, nimmt einen großen Teil des Fristendrucks aus dem Abrechnungsmonat. Für die Compliance zählt außerdem die Nachvollziehbarkeit. Bei Anbietern wie DATEV oder Paychex werden steuer- und sozialversicherungsrechtliche Änderungen automatisch eingespielt, und Korrekturen an Stamm- und Abrechnungsdaten bleiben dokumentiert, sodass sich bei einer Prüfung rekonstruieren lässt, welcher Wert wann angepasst wurde.
2. Abrechnungsfehler müssen früh auffallen, weil Nachforderungen beim Arbeitgeber hängen bleiben
Viele Unternehmen gehen davon aus, dass sich ein falsch berechneter Arbeitnehmeranteil später einfach vom Entgelt wieder abziehen lässt. Das Gesetz setzt hier jedoch enge Grenzen. Nach § 28g SGB IV darf ein unterbliebener Abzug nur bei den drei nächsten Lohn- oder Gehaltszahlungen nachgeholt werden. Wird der Fehler erst bei der Betriebsprüfung der Rentenversicherung entdeckt, die in der Regel alle vier Jahre stattfindet, ist diese Möglichkeit meist verstrichen. Dann trägt der Betrieb den Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil allein.
Bei der Steuer ist es ähnlich. Der Arbeitgeber haftet für die Steuer, die er hätte einbehalten und abführen müssen. Typische Fehlerquellen sind falsch eingestufte Sachbezüge, Dienstwagen mit veralteten Listenpreisen und Zuschläge, deren Steuerfreiheit an Voraussetzungen geknüpft ist. Eine Probeabrechnung vor dem eigentlichen Lauf und das Vier-Augen-Prinzip bei neuen Lohnarten fangen solche Fehler ab, solange sie noch korrigierbar sind.
3. Bei Minijobs und bestimmten Branchen gehört die Arbeitszeit in die Akte
Der Mindestlohn steigt zum 1. Januar 2027 auf 14,60 Euro je Stunde. Für Personalverantwortliche ist damit mehr verbunden als eine neue Zahl im Abrechnungsprogramm. Ob der Mindestlohn eingehalten wurde, lässt sich nur prüfen, wenn die tatsächlich geleisteten Stunden belegt sind. Bei Minijobs kommt hinzu, dass die Verdienstgrenze an den Mindestlohn gekoppelt ist und mit ihm steigt. Wer mit einer festen Monatspauschale arbeitet, sollte die vereinbarten Stunden deshalb zum Jahreswechsel neu durchrechnen.
Für geringfügig Beschäftigte und für die in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannten Branchen schreibt das Mindestlohngesetz eine eigene Dokumentationspflicht vor. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach der Arbeitsleistung aufzuzeichnen. Ausgenommen sind Minijobs in Privathaushalten. Die Kontrolle liegt bei der Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls, und fehlende Aufzeichnungen können mit einem Bußgeld von bis zu 50.000 Euro geahndet werden.
Unabhängig davon verlangt das Bundesarbeitsgericht seit seinem Beschluss vom September 2022 (1 ABR 22/21) von allen Arbeitgebern ein System zur Erfassung der Arbeitszeit. Die Pflicht leitet sich aus dem Arbeitsschutzgesetz ab. Ein eigenes Gesetz mit Details zu Form und Umfang gibt es bislang nicht. Für die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist entscheidend, dass Zeiterfassung und Entgeltdaten zusammenpassen und Abweichungen auffallen.
4. Entgeltdaten verraten mehr über Beschäftigte, als viele annehmen
Eine Entgeltabrechnung enthält Informationen, die die Datenschutz-Grundverordnung besonders schützt. Das Kirchensteuermerkmal lässt auf die Religionszugehörigkeit schließen, Krankheitstage und Daten aus der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung sind Gesundheitsdaten. Für beide Kategorien gelten nach Art. 9 DSGVO strengere Regeln als für Name oder Anschrift. Dazu kommen Lohn- und Gehaltspfändungen, Unterhaltszahlungen und Angaben zur Schwerbehinderung.
Ein Berechtigungskonzept legt fest, wer diese Daten sehen darf. Folgende Punkte gehören hinein:
- Zugriff nur für die Personen, die ihn für ihre Aufgabe brauchen, getrennt nach Lesen und Bearbeiten
- eigene Zugänge für jede Person statt geteilter Logins im Personalbüro
- ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit externen Dienstleistern und Softwareanbietern
- eine Regelung, wie Lohn- und Gehaltsdokumente an Beschäftigte gehen, etwa über ein Portal statt per unverschlüsselter E-Mail
- Löschroutinen für Daten ausgeschiedener Beschäftigter nach Ablauf der gesetzlichen Fristen
Gerade der letzte Punkt wird oft vergessen, weil die Abrechnung selbst keinen Anlass gibt, alte Datensätze anzufassen.
5. Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie macht Lohn- und Gehaltsstrukturen prüfbar
Die Richtlinie (EU) 2023/970 soll gleiches Entgelt für Frauen und Männer bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit durchsetzen. Die Frist für die Umsetzung in deutsches Recht – in Form einer Novellierung des Entgelttransparenzgesetzes – ist am 7. Juni 2026 abgelaufen. Bis zur Umsetzung gilt in Deutschland weiter das Entgelttransparenzgesetz von 2017, dessen individueller Auskunftsanspruch Betriebe mit mehr als 200 Beschäftigten betrifft. Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie geht deutlich weiter. Arbeitgeber mit 150 oder mehr Beschäftigten müssen voraussichtlich erstmals zum 7. Juni 2027 über das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle des Vorjahres berichten, ab 250 Beschäftigten danach jährlich. Kommt es zum Streit, muss künftig der Arbeitgeber belegen, dass keine Diskriminierung vorliegt.
Tipp: Seminar EU-Entgelttransparenzrichtlinie
Über 500 Teilnehmerinnen und Teilnehmer haben unsere Schulung zur EU-Entgelttransparenzrichtlinie bzw. die anstehende Novellierung des Entgelttransparenzgesetzes bereits besucht. Lesen Sie die Bewertungen der Teilnehmer:innen für den Seminar-Workshop Entgelttransparenzrichtlinie. „Offene Seminare“ sind Seminare für Einzelteilnehmende aus verschiedenen Unternehmen und Organisationen. Hier finden Sie die nächsten drei Termine für unsere beliebten Online-Schulungen.
» 18.11.2026
» 10.12.2026
» 14.12.2026
Termine des nächsten Jahres können Sie » hier anfordern. Zudem ist das Fachseminar über die EU-Entgelttransparenzrichtlinie und das künftige Entgelttransparenzgesetz weiterhin als Inhouse-Veranstaltung, entweder online oder an einem von Ihnen frei wählbaren Ort » hier buchbar.
Für die Abrechnung bedeutet das unter anderem, dass Grundentgelt, Zulagen, Boni und Benefits sauber nach Lohnarten getrennt sein müssen, damit sich die zu bildenden Vergleichsgruppen auswerten lassen. Welche Pflichten im Einzelnen auf Unternehmen zukommen, fasst unser Praxis-Ratgeber zum Entgelttransparenzgesetz zusammen.
Wer prüfen möchte, wie weit das eigene Haus bereits vorbereitet ist, kann mit einer Checkliste zur Entgelttransparenzrichtlinie Schritt für Schritt vorgehen und offene Punkte priorisieren.
Fazit: Compliance entsteht in den Abläufen vor dem Abrechnungslauf
Die meisten Verstöße in der Lohn- und Gehaltsabrechnung gehen auf fehlende Routinen zurück und selten auf Unkenntnis der Rechtslage. Wer Melde- und Zahlungstermine verlässlich einhält, Fehler durch Probeläufe früh findet und Arbeitszeiten dort dokumentiert, wo das Gesetz es verlangt, ist bei Betriebsprüfung und Zollkontrolle gut aufgestellt. Ein klares Berechtigungskonzept schützt die sensiblen Daten der Belegschaft. Mit Blick auf die Entgelttransparenz lohnt es sich, die Lohnartenstruktur jetzt systematisch und personalstrategisch neu zu ordnen, bevor die ersten Entgeltberichte fällig werden.
