"Ihre Checklisten, Muster, Vorlagen und Beispiele für ergebnisreiche Meetings sind sehr hilfreich. Wir haben nicht alle, aber einige bei der internen Schulung unserer Führungskräfte und Mitarbeiter verwendet. Die Checkliste Meeting, die Vorlage für Tagungsordnungspunkte und die Meeting-Agenda werden jetzt bei jeder Sitzung eingesetzt. Ein dickes Dankeschön dafür!"

Vorlagen, Checklisten, Muster, Beispiele und Formulare für Meeting, Besprechung, Konferenz und Sitzung

Checkliste Meeting: Beispiele, Vorlagen und Muster

Nützliche Arbeitshilfen für ergebnisreiche Meetings, Besprechungen, Workshops, Konferenzen und Sitzungen

Sie wollen Ihre Besprechungen zielorientiert und effektiv führen? Sie möchten als Teilnehmer zum Erfolg der Sitzungen beitragen? Das ist gut! Finden Sie hier bewährte Arbeitshilfen und Checklisten, die Sie situativ, individuell und unternehmensbezogen anpassen können.

Sie haben auf den Mustern, Vorlagen und Formblättern ausreichend Platz zum Ausfüllen, zum Ergänzen und viele Möglichkeiten, diese auf Ihren Bedarf genau zuzuschneiden.

Checklisten, Beispiele und Muster für Meetings und Besprechungen

Der großen Nachfrage nach Checklisten, Vorlagen und Formblättern für Meetings und Sitzungen sind wir gern gefolgt. Daher haben wir hier sehr viel Material für Sie bereitgestellt: Formulare, Formulierungshilfen, Checklisten, Beispiele und Muster, einsetzbar bei Meetings, Besprechungen, Workshops, Konferenzen und Sitzungen.

Bitte orientieren Sie sich an dem folgenden Überblick. Durch Click auf die Überschrift springen Sie direkt zu den gewünschten Checklisten.

Überblick Checklisten Meeting, Besprechung, Workshop, Konferenz, Sitzung

1. Checklisten zum Einsatz vor dem Meeting
2. Vorlagen, Beispiele und Muster, die Sie im Meeting einsetzen können
3. Checkliste zum Einsatz nach dem Meeting

 

1. Checklisten zum Einsatz vor Meeting, Besprechung, Workshop, Konferenz, Sitzung

1.1 Checkliste Meeting: Kosten-Nutzen-Analyse für Meeting, Besprechung, Konferenz

Besprechungen haben einige Vorteile. So etwa, dass dort Informationen und Meinungen von Angesicht zu Angesicht ausgetauscht, Missverständnisse sofort geklärt und Entscheidungen im Team gefällt werden können. Damit wird ein hohes Maß an Commitment für die Beschlüsse erzielt. Aber sie haben auch gewaltige Nachteile, beispielsweise holen sie die Teilnehmer aus Ihrem Wirkungsfeld heraus, behindern deren Erreichbarkeit und halten sie von der Erledigung ihrer Aufgaben ab. Sie bieten Selbstdarstellern das nötige Publikum und Sich-Versteckern die erforderliche Masse. Die indirekten Kosten von Meetings sind immens, dazu kommen möglicherweise Zeit und Kosten der Anreise von Niederlassungen oder Übertragungsgebühren bei Telefon- und Videokonferenzen. Nutzen Sie diese Checkliste für Ihre Entscheidung, ob die Einberufung eines Meetings erforderlich ist oder ob Alternativen zur Besprechung in Betracht gezogen werden sollten. Download dieser Meeting-Checkliste: » Kosten-Nutzen-Analyse für Meeting, Besprechung, Konferenz

1.2 Checkliste Meeting: Organisation von Meeting, Besprechung, Konferenz

Die Checkliste Organisation von Meeting, Besprechung, Konferenz unterstützt Sie bei der praktischen Vorbereitung, damit Sie von der Einladung der Teilnehmer und Gäste, über die Ausstattung des Raumes und die Bewirtung bis zur Nachbereitung von Meetings an alles Wichtige denken. Download dieser Meeting-Checkliste: » Organisation von Meeting, Besprechung, Konferenz

1.3 Vorlage Tagesordnung bei Meeting, Besprechung, Workshop, Konferenz oder Sitzung (inkl. Muster und Beispiel)

Die Tagesordnung kann enorm zur Steigerung von Effizienz und Effektivität des Meetings beitragen. Hierfür muss die Agenda allen Teilnehmern rechtzeitig vor der Besprechung vorliegen. Nutzen Sie diese Vorlage für die Tagesordnung, um alle anstehenden Tagesordnungspunkte zu benennen. Sie haben die Möglichkeit, auf relevante » Vorab-Informationen zu den Tagesordnungspunkten hinzuweisen. Zu jedem Tagesordnungspunkt teilen Sie zudem Ihre Erwartungen als Besprechungsleiter im Hinblick auf das zu erzielende Ergebnis mit: Sollen Lösungen gefunden werden? Soll ein Beschluss gefasst werden? Geht es lediglich um die Sicherung des gleichen Informationsstands bei den Beteiligten? Diese Arbeitshilfe inkl. Muster- bzw. Beispiel-Tagesordnung unterstützt Sie dabei, die Teilnehmer von Meetings, Workshops, Besprechungen, Konferenzen und Sitzungen optimal vorzubereiten. Download dieser Meeting-Vorlage: » Tagesordnung bei Meeting, Besprechung, Workshop, Konferenz, Sitzung

1.4 Meeting-Vorlage für Vorab-Informationen zu den Tagesordnungspunkten (inkl. Muster und Beispiel)

Sie können die Effizienz der Besprechung enorm steigern, wenn Sie einzelne Besprechungsteile auslagern: Die Zeit für die Einführung in das Thema können Sie sich häufig sparen und auch den Informationsteil zu dem jeweiligen Tagesordnungspunkt. Hierfür müssen diese vor der Besprechung an alle Teilnehmer versendet werden – am besten zusammen mit der Tagesordnung. Wenn im Meeting keine Blätterstapel („Jeder bitte nur ein Blatt nehmen, das zweite Blatt schicke ich andersherum!“) herumgereicht, gelesen und erläutert werden müssen, sparen Sie pro Tagesordnungspunkt bis zu 15 Minuten. Doch Sie sparen nicht nur Meeting-Zeit: Durch die Möglichkeit – oder Verpflichtung – zur Vorbereitung für jeden einzelnen Teilnehmer erhöhen Sie zudem die Qualität der Wortbeiträge und Vorschläge. Achten Sie darauf, dass die Informationen zur Tagesordnung der „3K-Regel“ (kurz, knapp, knackig) entsprechen. Diese Arbeitshilfe unterstützt Sie dabei. Download dieser Meeting-Vorlage: » Informationen zu Tagesordnungspunkten

1.5 Meeting-Vorlage für Bestuhlung, Sitzordnung, Bestuhlungsformen bei Meeting, Besprechung, Konferenz

Sie kennen die Tagesordnungspunkte und wissen, ob teilweise Workshop-Charakter vorherrschen soll oder ob beispielsweise etwas präsentiert wird. Entscheiden Sie sich für eine passende Bestuhlungsform. In manchen Fällen macht es Sinn, die Bestuhlungsform beispielsweise in der Pause verändern. Diese Arbeitshilfe unterstützt Sie dabei. Sie können diese zudem dafür nutzen, um Bankettpersonal von Tagungshotels oder Assistenten zu instruieren. Download dieser Arbeitshilfe: » Bestuhlung, Sitzordnung, Bestuhlungsformen bei Meeting, Besprechung, Konferenz

 

 

2. Vorlagen, Beispiele und Muster, die Sie im Meeting einsetzen können

2.1 Vorlage für Meeting-Regeln, Workshop-Regeln und Symbole (inkl. Muster und Beispiel)

Der Erfolg der Besprechung fällt in Ihre Verantwortung, also stellen Sie auch zu Beginn die Meeting-Regeln auf. Sorgen Sie jedoch unbedingt für ein Commitment der Teilnehmer. Bei Besprechungsreihen sollten Sie diese in Folgesitzungen nur ganz kurz wiederholen. Schreiben Sie diese vorher auf ein Flipchart-Blatt. Viele Besprechungsleiter verwenden aussagekräftige Symbole, die sie mündlich erläutern – das kommt gar nicht schlecht an. Es macht für die Teilnehmer Sinn, die Regeln ständig vor Augen zu haben. Hängen Sie das Blatt deutlich sichtbar auf. Nehmen Sie immer mal Bezug darauf, zeigen Sie z. B. bei drohender Zeitüberschreitung auf das Uhr-Symbol. Regelsymbole zum einfachen „Abzeichnen“ und Erläuterungen finden Sie in dieser Arbeitshilfe. Download von Vorlage, Muster, Beispiel: » Meeting-Regeln, Workshop-Regeln und Symbole

2.2 Vorlage Abstimmung (Abstimmungskarten inkl. Anleitung und Beispiel)

Geht es Ihnen darum, bei Entscheidungen gruppendynamische Prozesse oder Koalitionsbildungen beim Handheben zu unterbinden („Los, Hand hoch, Frau Meier!“), hilft das Verfahren, Abstimmungskarten zu verteilen, auf denen bereits Nummer und Thema des Tagesordnungspunkts vorausgefüllt sind. Diese können auch anonymisiert sein. Jeder Teilnehmer trägt seine Entscheidung ein, z. B. die Nummer der von ihm präferierten Alternative oder „ja“ bzw. „nein“. Die Teilnehmer geben ihre Karten an die mit der Auszählung betraute Backofficekraft. Wenn Sie diese entsprechend instruiert haben, sind die Anzahl der Stimmen bereits in wenigen Minuten auf eine Flipchart übertragen und die Entscheidung deutlich markiert. Nutzen Sie dieses Muster für die Gestaltung Ihrer speziellen Abstimmungskarten. Download der Arbeitshilfe inkl. Vorlage, Muster, Beispiel: » Abstimmungskarte

2.3 Vorlage für das Protokoll von Meeting, Workshop, Besprechung, Konferenz (inkl. Muster und Beispiel)

Bitte überlegen Sie schon vor der Besprechung genau, ob und in welchem Umfang Sie den Verlauf der Besprechung dokumentieren lassen wollen. Soll auch festgehalten werden, wie und mit welchen Stimmen Beschlüsse gefasst werden? In den meisten Fällen reicht es sicher aus, wenn lediglich die Ergebnisse in der Reihenfolge der Tagesordnungspunkte festgehalten werden. Ob bei einem Beschluss-Punkt die vorgesehenen Schritte eingehalten wurden, kann ähnlich wie bei der Tagesordnung mit einem einfachen Kreuz markiert werden. Bei Informations-Tagesordnungspunkten sollten die mitgeteilten Fakten festgehalten werden. Sofern Punkte offen geblieben sind, ist auch dies deutlich zu machen. Insoweit beschreibt die Tagesordnung das Soll, das Protokoll gibt das Ist wieder, den mit der Besprechung erreichten Zustand. Dies fängt im Kleinen damit an, dass im Protokoll der tatsächliche Beginn und das tatsächliche Ende der Besprechung aufgeführt werden. Anhand der Teilnehmerliste wird vermerkt, wer bei der Besprechung (oder bei den einzelnen Tagesordnungspunkten) anwesend war. Auch Vertretungen und Verspätungen – falls Sie dies mit dem Protokollführer vereinbart haben – werden festgehalten. Download der Vorlage inkl. Anleitung, Muster und Beispiel: » Protokoll von Meeting, Workshop, Besprechung, Konferenz

2.4 Vorlage Meeting-Ergebnisse, konkrete Maßnahmen und Aktions-Pläne (Arbeitshilfe inkl. Vorlage und Ausfüll-Beispiel)

Im Meeting muss klar werden, welches die nächsten Schritte sind. Konkrete Aktions-Pläne (konkrete Maßnahmenpläne) verdienen ihren Namen nicht, wenn nicht genau festgehalten wird: Wer macht was mit wem, (ab / bis) wann mit welchem angestrebten Ergebnis und welcher Schritt folgt darauf? Nur wenn Sie Ziele klar und für jeden nachvollziehbar festhalten, am besten zudem in der Ergebnisqualität messbar, können Sie später Soll und Ist einander gegenüberstellen. Nur so können Sie Abweichungen rechtzeitig erkennen und gegensteuern, um Soll-Ist-Unterschiede zu vermeiden. Diese Arbeitshilfe unterstützt Sie dabei. Download der Vorlage inkl. Muster und Beispiel: » Konkrete Maßnahmen und Aktions-Pläne

2.5 Vorlage Arbeitspakete

Auf diesem Formular werden konkrete Aktions-Pläne, Maßnahmenpläne und Handlungspläne stichpunktartig festgehalten: Was, wann und zu welchem Zweck? Daher eignet sich diese Arbeitshilfe besonders gut dafür, damit sich Teilnehmer während des Meetings eigene Notizen zu ihren anstehenden Aufgaben machen können. Download der Vorlage: » Kurz-Formular für Konkrete Aktions-Pläne, Maßnahmenpläne, Handlungspläne

2.6 Vorlage Meeting-Teilnehmerliste

Wer war dabei und wer nicht? Welche Personen sind zu informieren, da sie nicht teilnehmen konnten? Greifen Sie zu dieser einfachen Teilnehmerliste. Download der Vorlage: » Teilnehmerliste

 

3. Checkliste zum Einsatz nach dem Meeting

3.1 Checkliste Selbstkontrolle nach Meeting, Besprechung, Konferenz

Wir haben nicht einen einzigen Menschen kennen gelernt, der sich wirklich nach jeder Besprechung in Ruhe hinsetzt und sich selbst und sein Verhalten selbstkritisch analysiert. Aber wir haben bei uns selbst, bei unseren Seminar-Teilnehmern und unseren Coachees erfahren: Wer sich selbst systematisch und kontinuierlich reflektiert, kann enorme Performance-Verbesserungen realisieren.

Offenbar reicht es nicht, abends im Bett noch einmal die Besprechung Revue passieren zu lassen oder sich hin und wieder mit einem Freund hierüber auszutauschen. Wir arbeiten mit den von uns gecoachten Besprechungsleitern systematisch: Anhand der wichtigsten Fragen bewertet sich der Coachee selbst und hält seine Selbsteinschätzung auch fest.

Wer kontinuierlich nach dem gleichen System eine Verhaltensanalyse vornimmt, erkennt seine Fortschritte in bestimmten Bereichen ebenso unmittelbar wie weiterhin bestehende Verbesserungspotenziale. Insbesondere, wenn Sie mit verschiedenen Techniken experimentieren, um zu effektiveren und effizienteren Besprechungen zu kommen, sollten Sie die Frequenz der systematischen Analyse erhöhen. So können Sie die Effekte der eingesetzten Mittel vergleichen. Bitte bedienen Sie sich der vorbereiteten Checkliste. Download: » Eigenkontrolle, Selbstkontrolle nach Meeting, Besprechung, Konferenz

 

Mehr Checklisten?

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