Unternehmensberatung Organisation

Arbeitshandy: Fluch oder Segen?

Was bei der Überlassung von Arbeits- und Diensthandys zu beachten ist

Ein modernes und neues Handy, kostenlos zur Verfügung gestellt vom Arbeitgeber? Das klingt auf den ersten Blick recht lukrativ. Häufig kommen erst im Verlauf der Nutzung bedeutsame Fragen auf.

In welchem Umfang darf der Arbeitnehmer das Arbeitshandy nutzen? Welche Erwartungen bezüglich der Erreichbarkeit verbinden sich mit der Überlassung des Smartphones? Wie steht es um den Schutz der privaten Daten auf dem Gerät? Wer haftet bei Verlust?

Hierüber sollte besser bereits im Vorfeld ein Einvernehmen erzielt werden. So können spätere Auseinandersetzungen vermieden werden. Finden Sie hier ein paar hilfreiche Tipps.

Immer mehr Arbeitshandys

Zum Ende des Jahres 2019 hatten zwischen 20 und 25 Prozent der Arbeitnehmer in Deutschland ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestelltes Smartphone. Es ist anzunehmen, dass die Corona-Pandemie 2020 dazu beigetragen hat, den Anteil weiter zu vergrößern. In den Monaten März bis Mai 2020 war die Nachfrage nach Smartphones so hoch, dass die Hersteller diese zeitweilig nicht bedienen konnten.

Im Homeoffice benötigt so mancher Arbeitnehmer ein Telefon zur Teilnahme an Meetings und Besprechungen beispielsweise via Windows Teams. Aber nicht jeder kann das oftmals einzige Festnetztelefon der Familie über solch lange Zeiträume hinweg blockieren.

Immer erreichbar?

Der Besitz eines Arbeitshandys ist nicht gleichbedeutend mit der Anforderung, ständig erreichbar zu sein. Falls der Überlassungsvertrag entsprechende Klauseln enthält, sind diese möglicherweise nichtig. Die Prüfung des Überlassungsvertrags durch einen Juristen hilft beiden Seiten, im rechtlich zulässigen Rahmen zu bleiben.

Grundsätzlich muss kein Arbeitnehmer auf Anrufe oder E-Mails auf dem Geschäftshandy an seinen freien Tagen oder nach Feierabend reagieren. Frei heißt frei – das gilt auch bei Besitz eines Arbeitshandys. Ausnahmen gelten im Falle eines Bereitschaftsdiensts, beispielsweise von Krankenhausärzten, Feuerwehrleuten oder von Experten und Spezialisten. Diese gelten jedoch regelmäßig als Arbeitszeit im Sinne der Arbeitszeitrichtlinie und sind entsprechend zu vergüten. Anders die Rufbereitschaft: Sie gilt nur unter besonderen Bedingungen als Arbeitszeit.

Private Nutzung nur mit Erlaubnis

Möchte ein Arbeitnehmer das Diensthandy für private Zwecke nutzen, ist dazu eine Erlaubnis des Arbeitgebers erforderlich. Die Erlaubnis wird üblicherweise nicht erteilt, wenn die Sicherheit sensibler Arbeitsdaten gefährdet ist. Um einen unautorisierten Zugriff zu verhindern, dürfen nur geschäftliche Daten gespeichert und über unternehmensinterne Kanäle ausgetauscht werden.

Ist eine private Nutzung erlaubt, unterliegt sie eventuell gewissen Grenzen. Die Nutzung von Aktien Apps zur Handhabung von Fonds und Aktien ist möglicherweise erlaubt, im Gegenzug die Nutzung von Chatprogramm ohne End-to-End-Verschlüsselung vielleicht nicht. Um arbeitsrechtliche Probleme zu umgehen, sollte der Umfang der privaten Nutzung von einem Arbeitshandy zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer schriftlich definiert werden.

Schutz der Privatsphäre

Bei der Checkliste für das Telefonieren steht das professionelle Telefonverhalten im Fokus. Doch darf der Arbeitgeber Telefongespräche aufzeichnen? Die Antwort darauf lautet deutlich: Nein.

Ohne Einwilligung des Arbeitnehmers dürfen Telefongespräche weder teilweise noch komplett aufgenommen werden. Unzulässig ist auch die Kontrolle von Sprachnachrichten, Chatverläufen oder geschäftlichen sowie privaten E-Mails über das dienstliche Smartphone. Die Aufzeichnung von Ortungsdaten ist ebenfalls nur mit Einwilligung gestattet.

Ausnahmen hiervon sind jedoch detailliert zu begründen. Beim Verdacht einer missbräuchlichen Nutzung kann der Arbeitgeber das Smartphone stichprobenartig kontrollieren. Gespeicherte Daten in einer zentralen Cloud oder die Bewegungsdaten sind bei einem begründeten Verdacht ebenfalls nicht vor den Blicken des Arbeitgebers geschützt.

Haftung bei Verlust

Auf dem Arbeitshandy befinden sich nicht selten sensible Daten, die nicht in falsche Hände kommen sollten. Ein Verlust des Gerätes durch Verlieren oder Diebstahl wiegt daher gleich doppelt schwer. Es ist daher sinnvoll, Gerät, Konten und Daten durch Passwörter zu schützen – und diese nicht gerade in einer Datei zu hinterlegen, die sich auf dem Gerät befindet.

Hat der Arbeitnehmer bei Verlust des Diensthandys grob fahrlässig gehandelt, kann der Arbeitgeber durchaus Schadenersatz von dem Arbeitnehmer fordern. Daher ist in dem Überlassungsvertrag die Haftungsfrage zur beiderseitigen Sicherheit zu klären.

Mit einer Haftpflichtversicherung für das Smartphone können sich Arbeitnehmer vor hohen Schadensersatzansprüchen absichern. Im Idealfall schließt der Arbeitgeber eine entsprechende Versicherung ab. Ist der Arbeitnehmer unsicher, sollte er sich beim Arbeitgeber über den Versicherungsschutz informieren.