"Wir haben uns jede der Checklisten Recruiting, Personalbeschaffung und Personalgewinnung heruntergeladen und den Recruiting-Verantwortlichen der Niederlassung zur Verfügung gestellt. Einen Teil der Recruiting-Checklisten, insbesondere die über Bewerberauswahl, Bewerberinterviews, Einführung und Onboarding, haben wir den Vorgesetzten zugänglich gemacht. Ein großer Dank für Ihre sehr fundierten und hilfreichen Checklisten!"

Recruiting-Checklisten: Beispiele, Vorlagen und Arbeitshilfen für Personalbeschaffung und Personalgewinnung

Muster, Beispiele und Checklisten Recruiting

Muster, Vorlagen, Formulierungshilfen für Personalmarketing, Bewerberauswahl, Stellenbesetzung und Onboarding

Fehlbesetzungen verursachen hohe Kosten und Schäden. Bei dem Recruiting von Mitarbeitern für eine vakante oder neu zu besetzende Stelle in Ihrem Unternehmen ist eine gezielte und strukturierte Vorgehensweise von großer Bedeutung.

Recruiting-Checklisten, Muster, Beispiele und Vorlagen

Dies gilt besonders mit Blick auf den Arbeits- und Fachkräftemangel, die rasant zunehmende Spezialisierung im Berufsleben und die zugleich kontinuierlich wachsenden Anforderungen an das Wissen, Können und die Einsatzbereitschaft der gesuchten Bewerber.

Der großen Nachfrage unserer Kunden nach Checklisten im Bereich Recruiting, Personalbeschaffung und Personalgewinnung sind wir gern gefolgt. Daher haben wir hier sehr viel Material für Sie bereitgestellt. Bitte orientieren Sie sich an dem folgenden Überblick. Durch Click auf die Überschrift springen Sie direkt zu den gewünschten Checklisten, Beispiele, Mustern, Vorlagen und Formulierungshilfen.

Überblick Checklisten Recruiting, Personalbeschaffung und Personalgewinnung

1. Basis für erfolgreiche Personalgewinnung legen
2. Personalmarketing, Bewerbermanagement und Bewerberauswahl
3. Einstellungsentscheidung treffen
4. Einstellungsprozess (Einstellungsverfahren) umsetzen
5. Onboarding: Neue Mitarbeiter einführen
6. Controlling der Recruiting-Prozesse

Der Prozess der Personalgewinnung lässt sich in sechs Phasen unterteilen. Zu jeder Phase finden Sie Checklisten, Vorlagen, Muster, Formulierungshilfen und Beispiele. Die Arbeitshilfen sollen allen am Entscheidungsprozess Beteiligten eine Hilfestellung dabei bieten, den Recruitingprozess effektiv und effizient umzusetzen. Es gilt, zeit- und kostensparend zielgenau den richtigen Bewerber für eine freie Stelle zu suchen, auszuwählen und einzustellen.

 

1. Die Basis für erfolgreiche Personalgewinnung legen

Finden Sie hier Hinweise zu allen Überlegungen und vorbereitenden Arbeiten im Unternehmen, die mit der Planung einer neuen Stellenbesetzung verbunden sind. Dies bezieht sich sowohl auf die organisatorische und administrative Abwicklung des Rekrutierungsprozesses als auch auf die Feststellung der inhaltlichen und persönlichen Anforderungen an die Position und die Person, die diese besetzen soll.

1.1 Checkliste & Vorlage Stellenbild und Stellenbeschreibung erstellen

Die vorbereitenden Arbeiten vor der Stellenanzeige und der Auswahl des zukünftigen Stelleninhabers sind eine wesentliche Voraussetzung dafür, dass die freie Position effizient und effektiv mit einer geeigneten Person besetzt werden kann. Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Neubesetzung ist eine möglichst umfassende und aktuelle Stellenbeschreibung. Dazu gehört auch das Stellenbild, also die Einordnung der zu besetzenden Stelle in die Struktur und Hierarchie des Unternehmens. Download: » Checkliste & Vorlage Stellenbild und Stellenbeschreibung

1.2 Checkliste & Vorlage Funktionsbeschreibung anfertigen

Diese Checkliste unterstützt Sie, wenn Sie Funktionsbeschreibungen für die verschiedenen Funktionen des Unternehmens erstellen möchten. Indem Sie die Checkliste als Vorlage nutzen, können Sie hierauf direkt alle erforderlichen Angaben tätigen. Download: » Checkliste & Vorlage Funktionsbeschreibung

1.3 Checkliste & Vorlage Anforderungsprofil erstellen

Diese Checkliste unterstützt Sie bei der Erstellung eines Anforderungsprofils. Sie hilft Ihnen, systematisch alle Anforderungen zu erfassen und dient somit als Grundlage, um die Stelle mit einer geeigneten Person zu besetzen. Auch im Hinblick auf die Ermittlung notwendiger Personalentwicklungsmaßnahmen ist die Checkliste von Nutzen. Download: » Checkliste & Vorlage Anforderungsprofil

1.4 Recruiting-Checkliste: Die optimale Art und Weise der Bewerbersuche erkennen

Die folgende Checkliste hat zum Ziel, Ihnen Anregungen zu geben, welche Wege der Bewerbersuche möglich sind und Sie darin zu unterstützen, die für Ihr Unternehmen und für diese Position besten Methoden zu finden und umzusetzen. Download: » Checkliste Methoden der Bewerbersuche

1.5 Recruiting-Checkliste: Die optimale Methode der Bewerberauswahl ermitteln

Üblicherweise haben Sie es im Recruitingprozess mit Bewerbern zu tun, die Ihnen unbekannt sind und über deren Kenntnisse und Potentiale Sie sich in kurzer Zeit ein Bild machen müssen. Diese Checkliste gibt Ihnen Anregungen bei der Auswahl der Methode, mit deren Hilfe Sie die geeignete Person für die zu besetzende Position in Ihrem Unternehmen ermitteln werden. Download: » Checkliste Methoden der Bewerberauswahl

1.6 Recruiting-Checkliste: Entscheidungsrelevante Personen definieren

Ziel dieser Checkliste ist es, Ihnen Anregungen zu geben, welche Personen, Abteilungen oder Stabsstellen Sie dabei unterstützen können, die optimalen Methoden der Bewerbersuche und Bewerberauswahl zu ermitteln. Sie können diese Recruiting-Checkliste auch dazu nutzen, um die an der Bewerberauswahl zu beteiligenden Personen zu überdenken. Download: » Checkliste Entscheidungsrelevante Personen im Recruitingprozess

1.7 Recruiting-Checkliste: Administrative Koordination des Recruitingprozesses

In dieser Checkliste geht es um die administrative Koordination des Bewerbermanagements und des Recruiting-Prozesses. Viele Unternehmen haben bereits festgelegte Prozesse zum Ablauf des Recruiting-Verfahrens und der dazu notwendigen administrativen Unterstützung. Wenn Sie diese ergänzen, anpassen oder solche Abläufe erstmalig für Ihr Unternehmen erstellen möchten, hilft Ihnen diese Checkliste. Download: » Checkliste Administration des Recruitingprozesses

 

 

2. Personalmarketing, Bewerbermanagement und Bewerberauswahl

Die Checklisten und Arbeitshilfen in dieser Phase dienen der Unterstützung bei Durchführung der konkreten Aktionen der Rekrutierung. Sie finden Hilfestellung für die Formulierung und Platzierung der Stellenanzeige, Bewertungskriterien für eingegangene Bewerbungen, Gedankenanstöße für einen Leitfaden für das Bewerberinterview und für Beurteilungskriterien, sowie Checklisten zu verschiedenen Auswahlverfahren. Bitte nutzen Sie für strategische Überlegungen zu Personalmarketing, Personalbeschaffung und Personalgewinnung unsere » Checkliste Arbeitgeberattraktivität und die » Employer-Branding-Checkliste.

2.1 Checkliste Recruiting: Online-Stellenanzeigen gestalten

Diese Checkliste unterstützt Sie bei der Gestaltung von Online-Stellenanzeigen, sowohl auf unternehmenseigenen Karriere-Websites wie auf Stellenportalen. Dies betrifft sowohl das Design als auch den Inhalt wie Texte, Bilder oder Videos. Sie bietet ausreichend Freiraum für die Berücksichtigung spezieller Rahmenbedingungen und Einschränkungen der einzelnen Stellenportale und für die Ergänzung unternehmensspezifischer Besonderheiten. Download: » Checkliste Online-Stellenanzeigen

2.2 Checkliste Recruiting: Stellenanzeigen schalten und Erfolg kontrollieren

Der direkte Weg, geeignete Kandidaten zu finden, ist eine professionell gestaltete Stellenanzeige. Diese Checkliste gibt Ihnen nützliche Hilfestellungen. Download: » Checkliste Stellenanzeige schalten und Erfolg kontrollieren

2.3 Arbeitshilfe & Vorlage Recruiting Process Batch Card

Die vorliegende Arbeitshilfe können Sie – sofern Sie nicht mit einem digitalen Bewerbermanagementsystem arbeiten – als Deckblatt für Bewerberakten verwenden. Auf diese Weise erhalten Sie auf einen Blick alle relevanten Informationen zum Stand des Recruiting-Verfahrens bei dem jeweiligen Bewerber. Download: » Vorlage Recruiting Process Batch Card

2.4 Checkliste & Vorlage Vorauswahl treffen

Diese Checkliste hilft Ihnen, wichtige Kriterien bei der Vorauswahl der zu Interviewenden zu erfassen und die Bewertung festzuhalten. Indem Sie für jede Bewerbung eine Checkliste verwenden, dient Ihnen die Checkliste zugleich als Vorlage. Diese Vorlage unterstützt Sie zudem bei der Vorbereitung und Gestaltung der Bewerberinterviews. Download: » Checkliste Vorauswahl nach Bewerbungsunterlagen / Vorlage Bewerberinterview

2.5 Recruiting-Vorlage Bewerber einladen

Diese Arbeitshilfe ist als Unterstützung bei der Erstellung von Einladungen zu verstehen. Sie ist möglichst allgemein formuliert, damit sie für Einladungen zu unterschiedlichen Auswahlverfahren verwendet werden kann. Download: » Einladung der Bewerber im Rekrutierungsprozess

2.6 Checkliste & Vorlage Bewerberinterviews administrativ vorbereiten

In dieser Checkliste geht es um die administrative und organisatorische Vorbereitung von Bewerberinterviews. Sie unterstützt die administrativen Kräfte dabei, alle Aspekte bei der Vorbereitung der Bewerberinterviews zu berücksichtigen. Download: » Checkliste & Vorlage Bewerberinterviews administrativ vorbereiten

2.7 Checkliste & Vorlage Bewerberinterviews inhaltlich vorbereiten

Diese Checkliste unterstützt Sie als Gesprächsteilnehmer bei der inhaltlichen Vorbereitung von Bewerberinterviews. Download: » Checkliste & Vorlage Bewerberinterviews inhaltlich vorbereiten

2.8 Checkliste Bewerberinterviews durchführen

Diese Checkliste ist geeignet als Gedankenstütze für die Durchführung von Bewerberinterviews. Folgende Aspekte werden dabei berücksichtigt: • Raum • Zeitplanung • Unterlagen • Begrüßung • Einstieg ins Gespräch • Notizen während des Interviews und im Anschluss daran • Information des Bewerbers zum Unternehmen und zur Position • Zu klärende Fragen • Gesprächsatmosphäre • Information des Bewerbers. Sie haben die Möglichkeit, die Checkliste so anzupassen, dass sie Ihren speziellen Anforderungen entspricht. Download: » Checkliste Bewerberinterviews durchführen

2.9 Checkliste Fragen an Bewerber

Diese Checkliste unterstützt Sie dabei, im Verlaufe der Bewerberinterviews keine relevante Frage zu vergessen. Download: » Checkliste Fragen an Bewerber

2.10 Checkliste & Vorlage für den Beurteilungsbogen

Diese Vorlage können Sie als Interviewer schon während des Bewerbungsinterviews verwenden. Dadurch erhalten Sie eine höhere Vergleichbarkeit für Ihre Entscheidung. Download: » Beurteilungsbogen Bewerberinterview

2.11 Checkliste Auswahlverfahren

In dieser Checkliste haben Sie die Möglichkeit, aus gängigen Auswahl- und Testverfahren auszuwählen, die Sie bei der Entscheidungsfindung unterstützen können. Download: » Checkliste Auswahlverfahren. Bitte nutzen Sie diese Checkliste in Verbindung mit dem folgenden Whitepaper.

2.12 Whitepaper Personalauswahlverfahren

Sie erhalten einen Einblick in das Thema Eignungsdiagnostik und Gütekriterien. Gängige Auswahl- und Testverfahren werden beschrieben. Möglichkeiten und Grenzen verschiedener Verfahren werden sichtbar. Sie erhalten Anregungen bezüglich anzustrebender Qualitätsstandards während des Auswahlprozesses. Download: » Whitepaper Personalauswahlverfahren

 

3. Einstellungsentscheidung treffen

3.1 Checkliste Stellenbesetzung

Diese Checkliste unterstützt Sie bei dem Entscheidungsprozess. Es umfasst die bei dem Entscheidungsprozess zu beachtenden Aspekte: • Entscheidungsrelevante Informationen zur vakanten Stelle • Entscheidungsrelevante Abteilungen und Personen • Basis für die Entscheidung über die Stellenbesetzung • Entscheidungsfindung • Zur Auswahl stehende Kandidaten für die Stellenbesetzung • Auswahl der einzustellenden Person • Bewerberinformation. Download: » Checkliste Stellenbesetzung

 

 

4. Einstellungsprozess (Einstellungsverfahren) umsetzen

Diese Checklisten dienen als Gedankenstütze, welche Punkte geklärt und beachtet werden sollten. So kann das Einstellungsverfahren reibungslos abgewickelt werden, sobald die Entscheidung getroffen wurde.

4.1 Checkliste Einstellungsverfahren

Diese Checkliste hilft Ihnen, alle formellen und inhaltlichen Punkte während des Einstellungsverfahrens zu beachten. Dies bezieht sich sowohl auf die Beachtung eventuell vorgeschriebener Formalitäten und gesetzlicher Regelungen als auch auf weitere Bereiche, die den Einstellungsprozess für Ihr Unternehmen und den neuen Mitarbeiter erleichtern. Download: » Checkliste Einstellungsverfahren

4.2 Checkliste Einstellungsgespräch

Diese Checkliste unterstützt Sie bei der Planung der Inhalte und des Ablaufs des Einstellungsgespräches und gibt Ihnen eine Gedankenstütze bezüglich der Unterlagen, die Sie im Rahmen der Einstellung von ihrem künftigen Mitarbeiter erhalten müssen. Darüber hinaus erhalten können Sie festhalten, welche Informationen Sie dem künftigen Mitarbeiter geben müssen und auch von diesem noch erhalten wollen. Download: » Checkliste Einstellungsgespräch

4.3 Checkliste Arbeitsvertrag

Diese Checkliste unterstützt Sie bezüglich der Form und üblicher Inhalte eines Arbeitsvertrages oder einer Niederschrift gemäß dem Nachweisgesetz. Themen: • Bedeutung des Arbeitsvertrages im Rekrutierungsprozess • Vertragsfreiheit und Auflistung relevanter Gesetze und Regelungen • Form und mögliche Inhalte von Arbeitsverträgen und Niederschriften • Hinweis zur rechtlichen Absicherung von Inhalt und Formulierungen. Download: » Checkliste Arbeitsvertrag

4.4 Checkliste Ausbildungsvertrag

Sie erhalten hier Unterstützung bezüglich der Form und üblicher Inhalte eines Ausbildungsvertrages nach dem Berufsbildungsgesetz. Download: » Checkliste Ausbildungsvertrag

4.5 Checkliste Personalakte

Diese Checkliste unterstützt Sie beim Aufbau und der Führung einer Personalakte. Im Einzelnen geht es um folgende Aspekte: • Begriffsklärung Personalakte • Gesetzliche Regelungen zur Personalakte • Form und Art der Aufbewahrung und Sinn des Führens von Personalakten • Umfang, Unterteilung und Sortierung nach Kategorien • Inhalt: Was soll / muss in die Personalakte und was gehört nicht hinein? • Wahrung der Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmers und Datenschutz • Beschränkung von Zugang und Einsicht, Schutz sensibler Daten. Download: » Checkliste Personalakte

 

5. Onboarding: Neue Mitarbeiter einführen

Die Stelle ist besetzt, das Rekrutierungsverfahren für diese Position ist abgeschlossen. Nun geht es darum, der neuen Mitarbeiterin oder dem neuen Mitarbeiter einen möglichst guten Einstieg zu verschaffen. Unterstützung erhalten Sie von diesen Checklisten.

5.1 Onboarding-Checkliste Einführung neuer Mitarbeiter

Diese Checkliste unterstützt Sie bei der Gestaltung der Einarbeitungsphase für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Download: » Checkliste Einführung neuer Mitarbeiter

5.2 Onboarding-Checkliste: Erster Arbeitstag

Diese Checkliste unterstützt Sie bei der Gestaltung des ersten Arbeitstages für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Download: » Checkliste: Erster Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters

 

6. Controlling der Recruiting-Prozesse

Im Sinne eines Effizienzcontrollings sind die Schritte im Rekrutierungsprozess und die umgesetzten Maßnahmen zu analysieren (Feedback-Orientierung). Ziel ist, den Einsatz der Ressourcen für die Aktivitäten zu analysieren, zu überwachen und unter dem Gesichtspunkt der Wirtschaftlichkeit zu optimieren. Ressourcenverschwendung und Rationalisierungspotenziale werden hiermit offenkundig. Das Effektivitätscontrolling hat hingegen vornehmlich langfristige Horizonte und ist feedforward-orientiert. Ein maßgebliches Ziel ist, den Beitrag der Prozesse im Recruiting zum Unternehmenserfolg (Rentabilität) zu messen. Damit verbindet sich die Aufgabe, Erfolgsmaßstäbe für die Personalbeschaffung zu entwickeln.

6.1 Checkliste Controlling des Recruiting-Prozesses

Diese Checkliste bezieht sich auf das Controlling des gesamten Rekrutierungsprozesses. Download: » Controlling des Recruiting-Prozesses

 

Mehr Checklisten?

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• Checklisten Arbeitszeit, Arbeitsformen
• Checklisten Entgelt, Gehalt, Vergütung
• Checklisten Mitarbeiter binden, Fluktuation senken
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