"Gezielte Kosteneinsparungen, das bedeutet für mich: Nur dort Einsparungen umzusetzen, wo sie nicht zu Kosten an anderer Stelle führen. Und keine kurzfristigen Kosteneinsparungen auf Kosten langfristiger Negativeffekte. Dazu bedarf es einer umfassenden, systemischen Betrachtung. Sie haben mir enorm dabei geholfen, die richtigen Ansatzpunkte für Kostenoptimierung zu identifizieren." (» weitere Referenzen)

Unternehmensberatung Kostenoptimierung

Kosten optimieren: Wettbewerbsposition durch Kosteneinsparungen sichern

8 Ansatzpunkte, um in Krisen die betrieblichen Kosten zu optimieren

Innovative Produkte, guter Kundenservice und ein gutes Marketing sind wichtige Aspekte für den Erfolg eines Unternehmens. All diese Vorzüge sind aber nichts wert, wenn gleichzeitig die Kosten aus dem Ruder laufen. Ein gutes Controlling und ein gesunde Kostenbewusstsein helfen, die Effizienz und Effektivität des Unternehmens zu steigern.

Kostenoptimierung vor Kosteneinsparung

Gerade in Zeiten von Krisen und rückläufigen Umsätzen ist eine kritische Revision der Kostenstruktur besonders wichtig. Üblicherweise ist dann auch die Bereitschaft der Mitarbeiter zur Identifikation und Realisation von Einsparpotenzialen besonders hoch.

Erfolgsentscheidend ist, dass dabei Kostenoptimierung das Gebot der Stunde ist und nicht Kosteneinsparung nach der Rasenmäher-Methode. Unselektive Kostenkürzungen („alle Kosten um x Prozent“) führen nur selten zu wirtschaftlich sinnvollen Resultaten.

Kosten senken in Einkauf und Beschaffung

Wie lassen sich schnell wirksame Maßnahmen zur Kostenreduzierung identifizieren und umsetzen? Dass beim Einkauf möglichst der günstigste Anbieter den Zuschlag erhalten sollte, gilt als eine Einkaufsregel, die durch Ausnahmen bestätigt wird. Doch nicht immer erweist sich ein großzügiger Mengenrabatt als so günstig, wie er im ersten Moment wirkt. Oft vergisst ein besonders rabattversessener Einkäufer zu berücksichtigen, dass eine große Bestellmenge auch höhere Lagerkosten verursacht.

Hinzu kommt, dass hohe Lagerbestände Kapital binden, das in Krisenzeiten an anderer Stelle bessere Dienste leisten kann. Vorratshaltung macht wenig Sinn, wenn die Nachfrage für ein Produkt sinkt. Generell sollte es auch im Einkauf um Kostenoptimierung gehen, nicht um Kostenreduzierung durch das Realisieren von mengenbezogenen Nachlässen. Sinnvoll ist, die Bestellungen zu optimieren.

Kosteneinsparung im Entgeltbereich

Die Personalkosten eines Unternehmens haben bedeutsame Effekte auf dessen Wettbewerbsposition. Wenn die Personalkosten weit über denen der Marktbegleiter liegen, sinken Absatz, Umsatz und Ertrag. Doch auch im Entgeltbereich ist Kostenoptimierung erfolgversprechender und nachhaltiger als Kosteneinsparungen „auf Teufel komm raus“. Denn sonst zeigt sich der Leibhaftige an anderer Stelle.

Wer die Personalkosten in Krisenzeiten mithilfe von energischen Eingriffen in das Entgeltniveau zu senken versucht, riskiert ebenfalls eine deutliche Schwächung seiner Wettbewerbsposition. Solche Einsparmaßnahmen führen zu offenem oder verdecktem Widerstand der Mitarbeiter, nachlassender Arbeitsleistung, Fluktuation erfolgskritischer Arbeitnehmer und Schwierigkeiten bei der Gewinnung neuer Mitarbeiter.

Kosteneinsparung im Personalbereich

Die Maßnahme, jetzt auf effizientere Arbeitsweisen umzustellen, senkt Personalkosten nachteilsfrei. Mit den gewonnenen Personalkapazitäten lassen sich auch in der Krise zukunftsorientierte Projekte verwirklichen, die dann zusätzliche Erträge einspielen, wenn es wieder aufwärts geht. Selbstverständlich kann hierdurch auch die eine oder andere Stelle eingespart werden, aber sichtbare Aktivitäten für die Zeit nach der Krise geben wertvolle, positive Signale an die Belegschaft.

Die Nutzung von Homeoffices und virtuellen Meeting-Tools steigert nicht nur die Effizienz, sondern senkt auch Reisekosten und Mietkosten. Ein weiteres Beispiel für die Steigerung der Arbeitseffizienz ist das Nutzen moderner Geschäftskonten. Diese bieten zahlreiche Optionen, mit denen die Arbeit in der Buchhaltung reduziert wird. So lassen sich bei modernen Konten Belege an eine Transaktionsbuchung anhängen und die korrekte Mehrwertsteuer zuordnen. Personalisierte Etiketten können Buchungen zugeordnet und als Kennzeichnung in CSV-Exporten verwendet werden. So bleiben alle Kontobewegungen und die Finanzlage des Unternehmens transparent.

Kostenoptimierung durch Unternehmenskommunikation begleiten

Wenn Unternehmen die Kosten senken wollen, führt dies regelmäßig zu großen Sorgen und Befürchtungen innerhalb der Belegschaft. Auch dies kann die Motivation in der Krise beeinträchtigen und die Fluktuation erhöhen. Die Praxis zeigt, dass tendenziell eher die guten Leute kündigen, Low Performer hingegen an Bord bleiben. Deshalb ist es wichtig, dass Rahmen und Ziele der Kosteneinsparung offen kommuniziert werden. Wissen die Mitarbeiter über die Vorgehensweisen und Aktionsfelder frühzeitig Bescheid, können unbegründete Ängste gar nicht erst entstehen.

Gerade, wenn liebgewonnene Projekte oder Vorhaben auf dem Prüfstand stehen, muss bei den betreffenden Mitarbeitern um Verständnis geworben werden. Kluge Unternehmenskommunikation animiert Mitarbeiter, Vorschläge für effizientere Abläufe zu unterbreiten. Finanzielle Anreize und Prämien für Einsparvorschläge machen in diesem Zuge durchaus Sinn, wenn sie dem Prinzip der Kostenoptimierung folgen und entsprechend hohe Einspareffekte aufweisen.

Kostenoptimierung durch moderne Technologie

Energiekosten stellen vor allem bei Industrie- und Handwerksbetrieben einen großen Posten dar. Moderne Maschinen verbrauchen häufig deutlich weniger Energie als ältere Geräte. Macht es Sinn, diese zu ersetzen? Kann man sie vielleicht sogar weit über Buchwert verkaufen? Unabhängige Energieexperten, aber auch die Versorger, bieten Beratungen über eine effiziente Energienutzung an.

Im Bereich der Kommunikation lassen sich ebenfalls Chancen zur Kostenoptimierung finden. Auslandstelefonate lassen sich heute mit verschiedenen Internetangeboten günstig durchführen. Flatrates ergänzen die effiziente Kommunikation, zu der auch Meetings, Besprechungen und interne Tagungen gehören. Sie lassen sich häufig ohne Effizienzverlust online durchführen.

Bei Kostenoptimierung jeden Stein umdrehen

Auch bei den Fahrkosten lassen sich Kosteneinsparungen realisieren. Die Auslastung des Fuhrparks kann durch eine Verkleinerung der Flotte verbessert werden. Einige Wege lassen sich mit öffentlichen Verkehrsmitteln durchführen, andere mit flexibel angemieteten Fahrzeugen. Kosten für Kfz-Versicherungen können durch den Wechsel zu einem günstigeren Tarif gesenkt werden. Versicherungen gehören auch in anderen Bereichen auf den Prüfstand. Direktversicherer sind dabei oft günstiger als klassische Anbieter und bieten dabei ähnliche Leistungen.

Eine weitere Kosteneinsparmöglichkeit ist die Umstrukturierung der Finanzierung. Durch die aktuellen Niedrigzinsen lohnt es sich, alte Kredite durch neue abzulösen. Einen weiteren Kostenfaktor gibt es im Büro. Verbrauchsmaterial kostet zwar auf den ersten Blick nicht viel, aber über das Jahr kommt da einiges zusammen. Mithilfe von Digitalisierung lassen sich hier Kosten einsparen, ohne dass es zu Nachteilen an anderer Stelle kommt.

Wenn Sie sich mit einem Experten über Kosteneinsparung unter dem Gesichtspunkt der Kostenoptimierung austauschen möchten, nehmen Sie bitte einfach Kontakt zu uns auf.